Ошибочно доставленные входящие документы

От чего зависит обработка конкретного входящего документа?

Автор документа

Вторым важным фактором, влияющим на процесс обработки входящей корреспонденции, является авторство документа. Конечно, документы, поступившие от имени министра вашей отрасли, должны быть обработаны в срочном порядке и немедленно переданы руководителю на рассмотрение.

Содержание документа

Современные делопроизводственные процессы предполагают разработку для отдельных групп документов специальных маршрутов, характерных для документов определенного содержания.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией

Прием входящей корреспонденции

Первичная сортировка входящей корреспонденции

Регистрация входящей корреспонденции

Направление документов на рассмотрение руководителю

Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя. Кстати, если заготовка «бегунка» содержит сведения, которые в итоговой резолюции должны быть иными (например, исполнителем руководитель решил назначить Иванова, а не Петрову, которую помощник уже вписал в проект резолюции на «бегунке»), то вместо перепечатки «бегунка» или внесения в него исправлений вручную можно оформить резолюцию на самом документе.

Бумажные документы с резолюцией руководителя передаются секретарем в отдел ДОУ для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах секретариата, или факт возврата документов фиксируется с помощью изменения стадии жизненного цикла документа, которым присваивается следующий статус – «На исполнение».

Направление документов на исполнение

Исполнение документов

Организация контроля исполнения

Формирование документов в дела

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

(см. текст в предыдущей редакции)

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

22. Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, в том числе электронные, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС.

(п. 22 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(см. текст в предыдущей редакции)

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

(см. текст в предыдущей редакции)

Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69; в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(см. текст в предыдущей редакции)

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);

(пп. 1 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

2) дату регистрации;

(пп. 2 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

3) указанные отправителем дату и номер (при наличии) документа;

(пп. 3 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

4) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, от которых поступил документ;

(пп. 4 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;

(пп. 5 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);

(пп. 6 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

7) примечания.

(пп. 7 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Поступивший к нотариусу электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

25. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем — в книге специального учета.

Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются.

26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии (наименовании организации) и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия (наименование организации) и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем письменно сообщается автору в течение 7 дней со дня регистрации обращения.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

28. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

29. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

30.1. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, или в письменной форме — по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в письменной форме. Образ обращения, поступившего в электронной форме, и образ ответа в электронной форме на такое обращение на бумажном носителе помещаются в соответствующее номенклатурное дело.

(п. 30.1 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

(см. текст в предыдущей редакции)

Некоторые секреты входящих документов

Ю.С. Задорина, документовед

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Сортировка

Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах 1 .

Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.

Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.

Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».

Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.

Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.

В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.

С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.

Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?

Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.

Обратите вниматие! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа 2 предложение, заявление или жалоба» (п. 1 ст. 4).

В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.

Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.

Такие документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.

Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:

Извлечение
из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации
(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.

Регистрация

На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.

Согласно приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа.

Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.

Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:

Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.

Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).

Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:

В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.

Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.

Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).

Пример 1

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе

12301.02.2012ОАО «Ромашка»Запрос о сроках выполнения условий договора от 01.12.2011 № 234-УФ

Получен ответ.См. вх. № 345 от 04.04.2012

Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, т.е. письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения (истечения срока хранения на почте)? Если да, то какой документ регламентирует это?

Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.

Пример 2

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа

12701.02.2012ИП СидоровУведомление о задолженности за поставленный товарВозврат 04.03.2012 по причине неверно указанного адреса. Адрес уточнен. Повторно направлено 05.03.2012

Передача на рассмотрение

Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.

Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.

Пример 3

Оформление резолюции на отдельном листе

ОАО «Ромашка»
Заместитель директора
по экономической безопасности

Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову

Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.

Семенов Е.Е. Семенов

К вх. № 159 от 30.03.2012

Передача на исполнение

После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).

Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции (поручения) излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.

По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?

Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица (в данном случае – направившие запрос) не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае ответ оформляется обычным порядком на бланке организации.

Исполнение документа

Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.

Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?

Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.

Обратите внимание! В Приложении 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов» ГСДОУ 3 устанавливались следующие сроки исполнения:

Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.

При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.

Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения 4 .

Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков

[…] 2. Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей), а также справки об остатках электронных денежных средств и переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа 5 .

Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки

[…] 3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.

Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках

[…] 5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).

Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.

Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

1. Непредставление в установленный срок 6 налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган

Непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с п. 5 ст. 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.

Отметка об исполнении документа

Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки. Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.

Пример 4

Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации

Акт о неисправимых повреждениях документов

Акт о неисправимых повреждениях документов составляется в случаях, когда важные бумаги физически пришли в негодность. Причем они сделали это раньше положенного для планомерного списания сроков.

Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.

Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.

И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.

Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.

Причины

Закон предусматривает несколько побуждающих мотивов для того, чтобы процедура признания повреждения документов неисправимыми прошла успешно:

• Износ бумаги, естественное старение. Многие документы по личному составу обязательно должны храниться 75 лет. За такой длительный срок бумага может сгнить (истлеть, износиться и т.д.). Особенно если в помещении для хранения была повышенная влажность и исходная целлюлоза была не высокого качества. То же касается и аудио-, видеозаписей. Хотя для них эта причина менее актуальна. Условия хранения для бумаги и пергамента прописаны в ГОСТ 50-2002. Однако не всегда для их соблюдения есть возможности в реальных условиях.
• Аварии на технических коммуникациях. Текст на бумаге может быть размыт потоками воды из прорванных труб, повышением температуры и проч. Такая причина тоже распространена. Ни одна компания (в том числе архив) не может быть застрахована от подобных ситуаций.
• В результате катастроф: пожаров, затоплений, ураганов и проч. Стихийные бедствия могут наносить повреждения не только здоровью и имуществу, но и документации.

В последнем случае понадобится плотное взаимодействие с пожарным надзором, специалистами МЧС, следственными органами. Вид и способ взаимодействия будут зависеть от конкретных условий. Эти службы должны будут выдать справку о том, что катастрофа (возгорание, затопление, другая чрезвычайная ситуация) действительно была и привела к обнаруженным последствиям.

Внимание! В любом случае важно отразить тот факт, что бумаги пришли в негодность не под влиянием умышленного человеческого воздействия, иначе провинившийся должен понести заслуженное наказание.

Составные части акта

Документ удобнее заполнять в электронном виде, позже проставляя подписи, особенно если требуется описать много единиц документов с неисправимыми повреждениями. Прежде всего, заполняется шапка акта о неисправимом повреждении документов. Для этого в самом верху листа с левой стороны прописывается название той организации, чьи документы «вышли из строя». Чуть ниже – название и номер самого акта с датой составления.

Всю левую верхнюю часть оставляют для дальнейшего утверждения руководителем организации. Он должен оставить свою подпись. Также здесь указываются его должность и дата, свидетельствующие о согласии с содержанием акта.

Если дело касается архивных документов и учреждение является архивом, то в правой верхней части должна содержаться информация о номере и названии фонда, из которого изымаются поврежденные документы.

Для того чтобы верно заполнить акт, нужно также иметь данные относительно:

• Порядкового номера записи.
• Номера описи.
• Количества единиц хранения, которые занимает утраченный документ.
• Количества листов в утраченной бумаге. Если это аудиозапись, то указываются время звучания, видеозапись (пленочная), ее метраж и прочие доступные для восстановления параметры.
• Заголовка, который был у поврежденных единиц хранения. Эту информацию можно восстанавливать из документов других учреждений, контролирующих организаций, сохранившихся регистров и т.д.
• Крайних дат. Имеются в виду числа, которые были указаны в документах с неисправимыми повреждениями. Эта информация необходима для фиксации времени их официального действия.
• Сущности и причин повреждения бумаг.

Все эти данные для удобства помещаются в компактную таблицу. Продолжительность ее определяется перечнем бумаг с неисправимыми повреждениями. Чем больше наименований, тем длиннее таблица и продолжительнее получается акт. Он может располагаться как на одной, так и на двух или трех страницах. На эту характеристику нет ограничений.

В самом конце таблицы отдельной графой прописывается, сколько всего единиц хранения повреждено и неисправимо. Ниже отдельно оставлено место для указания причин, которые повлекли повреждения (хотя в последнем столбике таблицы эта информация прописывается для каждой заполненной строки). При заполнении желательно, чтобы не оставалось пустых граф. Если это произошло, то нужно их перечеркнуть.

Исправления

Если в акте допущены и замечены какие-либо ошибки, то можно их исправить. Неверная информация зачеркивается одной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), рядом подписываются верные данные. И как можно ближе к ним должны располагаться подписи всех участников составления и заверения акта. Например, генерального директора и архивиста.

Кем принята эта форма акта

Ранее акт о неисправимых повреждениях был единственной формой, которая рекомендовалась к использованию в Архивном фонде, муниципальных и гос. архивах, библиотеках, муниципальных музеях, в Российской академии наук. Она была утверждена Распоряжением №19 Министерства культуры от 18 января 2007 года и была его первым приложением.

Министерство транспорта Российской Федерации РОСТРАНСНАДЗОР

Телефон доверия +7 (499) 231-53-50

Карта территориальных органов Ространснадзора

Северо-Кавказский федеральный округ

Дальневосточный федеральный округ

Сибирский федеральный округ

Уральский федеральный округ

Приволжский федеральный округ

Южный федеральный округ

Северо-Западный федеральный округ

Центральный федеральный округ

Центральный федеральный округ

Северо-Западный федеральный округ

Южный федеральный округ

Приволжский федеральный округ

Уральский федеральный округ

Сибирский федеральный округ

Дальневосточный федеральный округ

Северо-Кавказский федеральный округ

Северо-Кавказский федеральный округ

Дальневосточный федеральный округ

Сибирский федеральный округ

Уральский федеральный округ

Приволжский федеральный округ

Южный федеральный округ

Северо-Западный федеральный округ

Центральный федеральный округ

Центральный федеральный округ

Северо-Западный федеральный округ

Южный федеральный округ

Приволжский федеральный округ

Уральский федеральный округ

Сибирский федеральный округ

Дальневосточный федеральный округ

Северо-Кавказский федеральный округ

Северо-Кавказский федеральный округ

Дальневосточный федеральный округ

Сибирский федеральный округ

Уральский федеральный округ

Приволжский федеральный округ

Южный федеральный округ

Северо-Западный федеральный округ

Центральный федеральный округ

Центральный федеральный округ

Северо-Западный федеральный округ

Южный федеральный округ

Приволжский федеральный округ

Уральский федеральный округ

Сибирский федеральный округ

Дальневосточный федеральный округ

Северо-Кавказский федеральный округ

Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 25.07.2007 №104 «Об утверждении правил проведения предполетного и послеполетного досмотра»

Зарегистрировано в Минюсте России 9 августа 2007 г. N 9975

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 25 июля 2007 г. N 104

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ

ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕДПОЛЕТНОГО И ПОСЛЕПОЛЕТНОГО ДОСМОТРОВ

Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Минтранса России от 29.11.2010 N 267,
от 16.04.2012 N 96, от 23.07.2015 N 227, от 06.07.2016 N 183,
от 13.06.2017 N 223, от 30.03.2018 N 120, от 14.01.2019 N 7,
от 19.08.2019 N 271)

В соответствии с пунктом 4 статьи 85 Федерального закона от 19 марта 1997 г. N 60-ФЗ «Воздушный кодекс Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 12, ст. 1383; 1999, N 28, ст. 3483; 2004, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 13, ст. 1078; 2006, N 30, ст. 3290, 3291; 2007, N 1, ст. 29) и в целях повышения уровня авиационной безопасности на воздушном транспорте, а также пресечения актов незаконного вмешательства в деятельность гражданской авиации приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров.
2. Признать утратившими силу:

Приказы Министерства транспорта Российской Федерации:

от 21 ноября 1995 г. N 102 «Об утверждении и введении в действие Руководства по производству досмотра пассажиров, членов экипажей гражданских воздушных судов, обслуживающего персонала, ручной клади, багажа, грузов, почты и бортовых запасов» (зарегистрирован Минюстом России 13 декабря 1995 г., регистрационный N 995);

от 30 сентября 2005 г. N 117 «О внесении изменений и дополнений в Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 21 ноября 1995 г. N 102» (зарегистрирован Минюстом России 19 октября 2005 г., регистрационный N 7107);

Приказ Федеральной службы воздушного транспорта России от 7 апреля 2000 г. N 80-ДСП «О внесении изменений в порядок применения Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 21 ноября 1995 г. N 102 «Об утверждении и введении в действие Руководства по производству досмотра пассажиров, членов экипажей гражданских воздушных судов, обслуживающего персонала, ручной клади, багажа, грузов, почты и бортовых запасов» (зарегистрирован Минюстом России 25 апреля 2000 г., регистрационный N 2206).

Приказом Минтранса России

от 25 июля 2007 г. N 104

ПРАВИЛА

ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕДПОЛЕТНОГО И ПОСЛЕПОЛЕТНОГО ДОСМОТРОВ

Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Минтранса России от 29.11.2010 N 267,
от 16.04.2012 N 96, от 23.07.2015 N 227, от 06.07.2016 N 183,
от 13.06.2017 N 223, от 30.03.2018 N 120, от 14.01.2019 N 7,
от 19.08.2019 N 271)

I. Общие положения

1. Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров (далее — Правила) разработаны на основании Федерального закона от 19 марта 1997 г. N 60-ФЗ «Воздушный кодекс Российской Федерации» (далее — Воздушный кодекс), Положения о федеральной системе обеспечения защиты деятельности гражданской авиации от актов незаконного вмешательства, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 1994 г. N 897 , Федеральных авиационных правил «Требования авиационной безопасности к аэропортам», утвержденных Приказом Минтранса России от 28 ноября 2005 г. N 142 , стандартов и рекомендуемой практики Международной организации гражданской авиации.

Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 12, ст. 1383.

Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 15, ст. 1795.

Зарегистрирован Минюстом России 28 декабря 2005 г., регистрационный N 7321.

2. Настоящие Правила устанавливают порядок осуществления предполетного и послеполетного досмотров пассажиров и багажа, в том числе вещей, находящихся при пассажирах, членов экипажей воздушных судов, авиационного персонала гражданской авиации, бортовых запасов воздушного судна, грузов и почты.

3. Настоящие Правила обязательны для исполнения сотрудниками службы авиационной безопасности аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатанта (далее — служба авиационной безопасности), участвующими в проведении предполетного и послеполетного досмотров, администрациями аэропортов, авиационных предприятий, эксплуатантов, пассажирами, а также иными лицами, осуществляющими свою деятельность на территориях аэропортов.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

4. Предполетный досмотр пассажиров и багажа, в том числе вещей, находящихся при пассажирах, членов экипажей воздушных судов, авиационного персонала гражданской авиации, бортовых запасов воздушного судна, грузов и почты производится в целях обеспечения авиационной безопасности, охраны жизни и здоровья пассажиров, членов экипажей воздушных судов и авиационного персонала гражданской авиации, предотвращения возможных попыток захвата (угона) воздушных судов и других актов незаконного вмешательства в деятельность гражданской авиации преступных элементов, а также незаконного провоза оружия, боеприпасов, взрывчатых, отравляющих, легковоспламеняющихся и других опасных веществ и предметов, запрещенных к перевозке на воздушном транспорте по условиям авиационной безопасности.

Послеполетный досмотр проводится при получении оператором аэропорта, оператором аэродрома гражданской авиации или перевозчиком информации об угрозе совершения акта незаконного вмешательства в деятельность в области авиации в целях выявления физических лиц, в действиях которых усматриваются признаки подготовки к совершению актов незаконного вмешательства в деятельность в области авиации, либо материально-технических объектов, которые могут быть использованы для совершения актов незаконного вмешательства в деятельность в области авиации.
(в ред. Приказа Минтранса России от 19.08.2019 N 271)

Проведение послеполетного досмотра не исключает возможность проведения досмотра при осуществлении оперативно-разыскной, уголовно-процессуальной и иной деятельности уполномоченными на то лицами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
(в ред. Приказа Минтранса России от 19.08.2019 N 271)

5. Основной задачей проведения предполетного досмотра является своевременное выявление, предупреждение и пресечение попыток проникновения на борт воздушных судов лиц с оружием, боеприпасами, взрывчатыми веществами, легковоспламеняющимися, отравляющими, радиоактивными и другими опасными предметами и веществами, которые могут быть использованы для нанесения ущерба здоровью пассажиров, членов экипажа воздушного судна, создания угрозы безопасности полета воздушного судна или могут явиться причиной иного чрезвычайного (авиационного) происшествия, а также предотвращения незаконного провоза опасных предметов и веществ, запрещенных к перевозке на воздушном транспорте по условиям авиационной безопасности, и иных предметов и веществ, запрещенных или ограниченных к свободному обороту на территории Российской Федерации.

II. Организация проведения

предполетного и послеполетного досмотров

6. Предполетный и послеполетный досмотры (далее — досмотры) пассажиров и багажа, в том числе вещей, находящихся при пассажирах, членов экипажей воздушных судов, авиационного персонала гражданской авиации, бортовых запасов воздушного судна, грузов и почты проводятся сотрудниками службы авиационной безопасности, включая кинологов, прошедших соответствующую специальную подготовку и имеющих сертификат (свидетельство), со служебными собаками.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

Решение о проведении послеполетного досмотра принимает начальник смены службы авиационной безопасности.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

7. Утратил силу. — Приказ Минтранса России от 23.07.2015 N 227.

8. На аэродромах местных воздушных линий или посадочных площадках, на которых не предусмотрено наличие службы авиационной безопасности, предполетный досмотр проводит командир воздушного судна или назначенный им член экипажа.

9. Производство досмотров в аэропортах осуществляется в специальных помещениях (пунктах досмотра), оборудованных стационарными техническими средствами досмотра и системами видеонаблюдения, а также в помещениях (кабинах) для проведения личного (индивидуального) досмотра.

10. При досмотрах применяются технические и специальные средства: стационарные рентгенотелевизионные интроскопы и металлоискатели, портативные (ручные) металлоискатели, рентгенографические сканеры, системы интровидения в терагерцевом диапазоне электромагнитного спектра и другие (далее — технические и специальные средства), сертифицированные в установленном порядке, а также служебные собаки кинологических подразделений.

11. Технологии проведения досмотров разрабатываются и утверждаются администрацией аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатантом, осуществляющими досмотр применительно к условиям аэропорта, согласовываются с территориальным органом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

12. Предполетный досмотр проводится на всех внутренних и международных рейсах, выполняемых воздушными судами эксплуатантов, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

13. Предполетный досмотр проводится после регистрации пассажиров, а при выполнении международных полетов до или после осуществления пограничного контроля и таможенного контроля либо в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации, федеральными законами, и иных видов контроля.
(п. 13 в ред. Приказа Минтранса России от 06.07.2016 N 183)

14. Организация проведения досмотров возлагается на администрацию аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатанта, осуществляющих досмотр.

Администрация аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатант обеспечивают выполнение рекомендаций аэропортовой комиссии по авиационной безопасности, создаваемой в соответствии с Положением о федеральной системе обеспечения защиты деятельности гражданской авиации от актов незаконного вмешательства, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 1994 г. N 897.

15. Досмотры вещей, находящихся при пассажире, проводятся в присутствии пассажира.

Досмотры багажа могут производиться как в присутствии пассажира, так и в его отсутствие.

16. Досмотры багажа в отсутствие пассажира, связанные с необходимостью вскрытия багажа, по совместному решению руководителей службы авиационной безопасности проводятся комиссией, в состав которой входят сотрудники службы авиационной безопасности, в присутствии двух свидетелей, а при необходимости и представителей иных государственных контрольных органов, осуществляющих различные виды контроля.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

17. Перевозка багажа пассажиров, не явившихся на посадку, категорически запрещается.

18. При поступлении информации об угрозе совершения акта незаконного вмешательства на вылетающее воздушное судно проводится повторный предполетный досмотр пассажиров и багажа, в том числе вещей, находящихся при пассажирах, членов экипажа воздушного судна, бортовых запасов воздушного судна, грузов и почты.

19. При задержке отправления пассажира, связанной с проведением предполетного досмотра, должностные лица администрации аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатанта, осуществляющие досмотр, принимают меры для отправки пассажира очередным рейсом.

20. При отказе пассажира воздушного судна от предполетного досмотра договор воздушной перевозки пассажира считается расторгнутым в соответствии с пунктом 3 статьи 85 Воздушного кодекса.

21. При досмотрах грузов и багажа применяются стационарные технические и специальные средства, а также могут использоваться служебные собаки кинологических подразделений.

22. Досмотры почтовых отправлений осуществляются без их вскрытия.

Почтовые отправления с нарушенной упаковкой к перевозке на борту воздушного судна не допускаются.

23. Бортовые запасы воздушного судна в различных видах упаковки досматриваются в специально оборудованных пунктах досмотра в аэропорту.

24. Досмотренный багаж, бортовое питание, грузы и почта подлежат маркировке номерными стикерами уполномоченными лицами служб авиационной безопасности.

25. Контроль за соблюдением технологического процесса досмотров возлагается на федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области контроля (надзора) на транспорте.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

III. Организационно-технические мероприятия по досмотрам

26. Организационно-технические мероприятия по досмотрам обеспечивают:

своевременное выявление и предотвращение незаконного провоза на борту воздушного судна оружия, боевых припасов, взрывных устройств, взрывчатых, отравляющих, легковоспламеняющихся и других опасных веществ и предметов, предусмотренных перечнем основных опасных веществ и предметов, запрещенных (разрешенных с соблюдением требуемых условий) к перевозке на борту воздушного судна членами экипажа и пассажирами в зарегистрированном багаже и вещах, находящихся при пассажирах (приложение N 1 к настоящим Правилам);

своевременную передачу информации об угрозе захвата воздушного судна и о других актах незаконного вмешательства в деятельность гражданской авиации должностным лицам федеральных органов исполнительной власти, задействованных в пресечении актов незаконного вмешательства в деятельность гражданской авиации;

информирование пассажиров о целях и порядке прохождения досмотров на всех этапах обслуживания, об их правах и обязанностях, о перечне опасных предметов и веществ, запрещенных к перевозке на борту воздушных судов, и об ответственности за их незаконный провоз;

исключение контакта пассажиров, прошедших предполетный досмотр и допущенных к посадке на борт воздушного судна, с пассажирами, не прошедшими предполетный досмотр, провожающими, персоналом аэропорта, не занятым обслуживанием пассажиров данного рейса.

27. Для проведения досмотров пассажиров в аэропортах оборудуются изолированные зоны контроля.

Зона контроля может состоять из одного или нескольких пунктов досмотра, включая зону ожидания посадки между пунктом досмотра пассажиров и воздушным судном, доступ в которую строго контролируется (далее — стерильная зона).

Перед входами в зону контроля и пункты досмотра вывешиваются указатели: «Зона контроля», «Пункт досмотра».

28. В пункте досмотра должно быть предусмотрено помещение, оборудованное техническими и специальными средствами, и помещение (кабина) для личного (индивидуального) досмотра.

29. В аэропортах количество зон контроля, пунктов досмотра, а также оснащение их техническими и специальными средствами определяется в зависимости от объема перевозок.

30. Надежность досмотров и качество обслуживания пассажиров обеспечиваются:

оптимальным расположением зон контроля и пунктов досмотра в зданиях пассажирских терминалов и технических и специальных средств в них;

созданием условий для комфортного размещения пассажиров, работы персонала и удобного осуществления контрольных процедур;

соблюдением условий эксплуатации и порядка обслуживания технических и специальных средств.

31. Зоны контроля и пункты досмотра оборудуются в соответствии с требованиями Федеральных авиационных правил «Требования авиационной безопасности к аэропортам», утвержденных Приказом Минтранса России от 28 ноября 2005 г. N 142.

32. В зоны контроля и пункты досмотра допускаются только пассажиры очередных рейсов при наличии билета, оформленного в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность пассажира.

33. Нахождение лиц, не связанных с обслуживанием пассажиров и организацией пассажирских перевозок, в зонах контроля и пунктах досмотра категорически запрещается.

34. Оборудование и оснащение зон контроля и пунктов досмотра возлагается на администрацию аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатанта.

IV. Структура групп предполетного досмотра

35. Штатная численность сотрудников службы авиационной безопасности, осуществляющих предполетный досмотр, определяется администрацией аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатанта в зависимости от режима работы, объема пассажирских перевозок, типов эксплуатируемых воздушных судов, технической оснащенности пунктов досмотра.

36. Утратил силу. — Приказ Минтранса России от 23.07.2015 N 227.

37. На каждый пункт досмотра выделяется необходимое количество сотрудников и назначается старший группы досмотра из сотрудников службы авиационной безопасности.

38. Группа предполетного досмотра пассажиров, как правило, состоит из пяти (трех) сотрудников службы авиационной безопасности.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

Группа предполетного досмотра членов экипажа воздушного судна, авиационного персонала, багажа, грузов и почты, как правило, состоит из четырех (двух) сотрудников службы авиационной безопасности, и определяется администрацией аэропорта в зависимости от режима работы аэропорта и объема перевозок.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

39. Сотрудники службы авиационной безопасности в зависимости от режима работы аэропорта распределяются по сменам. Состав смены определяется количеством действующих пунктов досмотра.

При наличии двух и более пунктов досмотра назначается старший смены досмотра службы авиационной безопасности.
(п. 39 в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

40. В период проведения досмотров сотрудники службы авиационной безопасности, осуществляющие досмотр, должны быть одеты в форменную одежду установленного образца с нарукавными (нагрудными) отличительными знаками.

V. Права и обязанности сотрудников службы авиационной
безопасности при проведении досмотров
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

41. Сотрудники службы авиационной безопасности, осуществляющие досмотр, имеют право:
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

требовать от пассажиров неукоснительного выполнения требований законодательства Российской Федерации в области авиационной безопасности на воздушном транспорте;

проверять у пассажиров при входе в пункты досмотра билеты, оформленные в установленном порядке, и документы, удостоверяющие их личность;

проводить опрос в целях выявления потенциально опасных пассажиров, а также имеющихся у пассажиров предметов и веществ, запрещенных к перевозке воздушным транспортом;

проводить досмотры пассажиров, багажа и вещей, находящихся при пассажирах, членов экипажей воздушных судов, авиационного персонала гражданской авиации, бортовых запасов воздушного судна, грузов и почты;

наблюдать за поведением пассажиров в пунктах досмотра;

изымать у пассажиров обнаруженные в процессе досмотров предметы и вещества, запрещенные к перевозке воздушным транспортом;

досматривать багаж пассажиров, сдаваемый в камеру хранения;

вносить предложения, направленные на повышение эффективности досмотров в части совершенствования их технологий и использования применяемых технических и специальных средств;

проводить по решению руководителей службы авиационной безопасности проверки качества проведения досмотров.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

42. Утратил силу. — Приказ Минтранса России от 23.07.2015 N 227.

43. Сотрудники службы авиационной безопасности, осуществляющие досмотр, обязаны:
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

быть внимательными и вежливыми с пассажирами и не допускать действий, унижающих их достоинство;

знать и обеспечивать выполнение настоящих Правил при производстве досмотров;

обладать необходимыми навыками по выявлению у пассажиров опасных предметов и веществ, запрещенных к перевозке на борту воздушного судна, в том числе с применением ухищрения;

представлять в установленном порядке материалы для принятия к нарушителям требований авиационной безопасности мер воздействия в соответствии с законодательством Российской Федерации;

не допускать к полету пассажиров, уклоняющихся от прохождения предполетного досмотра;

проявлять бдительность, не допускать в стерильную зону через пункт досмотра не прошедших предполетный досмотр пассажиров, членов экипажей воздушных судов и авиационного персонала, грузы, почту, бортовые запасы воздушного судна и багаж;

знать основные характеристики и правила эксплуатации технических и специальных средств;

соблюдать правила техники безопасности при работе с техническими и специальными средствами и правила пожарной безопасности.

44. Утратил силу. — Приказ Минтранса России от 23.07.2015 N 227.

45. В аэропортах, где имеется весь комплекс технических и специальных средств, обязанности специалистов группы досмотра распределяются следующим образом:

специалист по досмотру N 1:

при входе пассажиров в пункт досмотра проверяет билеты и/или посадочные талоны, оформленные в установленном порядке , сканирует содержащийся в посадочном талоне штриховой код (при его наличии), сверяет документы, удостоверяющие личность, с личностью пассажира и данными билета и посадочного талона, содержащимися в том числе в штриховом коде. При необходимости более тщательной проверки документов и принадлежности их данному пассажиру сообщает об этом старшему пункта досмотра; принимает решение о допуске пассажиров для прохождения предполетного досмотра
(в ред. Приказа Минтранса России от 14.01.2019 N 7)

Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 8 ноября 2006 г. N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (зарегистрирован Минюстом России 24 января 2007 г., регистрационный N 8835), с изменениями, внесенными приказами Министерства транспорта Российской Федерации от 18 мая 2010 г. N 117 (зарегистрирован Минюстом России 9 июня 2010 г., регистрационный N 17533), от 15 февраля 2016 г. N 25 (зарегистрирован Минюстом России 21 марта 2016 г., регистрационный N 41479); Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 28 июня 2007 г. N 82 (зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., регистрационный N 10186), с изменениями, внесенными приказами Министерства транспорта Российской Федерации от 8 октября 2008 г. N 165 (зарегистрирован Минюстом России 24 декабря 2008 г., регистрационный N 12964), от 25 октября 2010 г. N 231 (зарегистрирован Минюстом России 14 декабря 2010 г., регистрационный N 19174), от 2 апреля 2012 г. N 88 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2012 г., регистрационный N 24083), от 30 апреля 2014 г. N 114 (зарегистрирован Минюстом России 23 мая 2014 г., регистрационный N 32421), от 16 июля 2014 г. N 187 (зарегистрирован Минюстом России 25 августа 2014 г., регистрационный N 33780), от 15 февраля 2016 г. N 25 (зарегистрирован Минюстом России 21 марта 2016 г., регистрационный N 41479), от 24 ноября 2016 г. N 363 (зарегистрирован Минюстом России 22 декабря 2016 г., регистрационный N 44878), от 5 октября 2017 г. N 409 (зарегистрирован Минюстом России 24 октября 2017 г., регистрационный N 48651); приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 29 января 2008 г. N 15 «Об установлении формы пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации» (зарегистрирован Минюстом России 3 апреля 2008 г., регистрационный N 11466), с изменениями, внесенными приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 15 февраля 2016 г. N 25 (зарегистрирован Минюстом России 21 марта 2016 г., регистрационный N 41479).
(сноска введена Приказом Минтранса России от 14.01.2019 N 7)

направляет пассажиров на предполетный досмотр в порядке очередности, не допуская их скопления;

проставляет отметку в билете и (или) посадочном талоне (за исключением случаев оформления билетов и (или) посадочных талонов в электронном виде) о прохождении предполетного досмотра, а также аннулирует ее, если пассажир покидает зону контроля. При наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне, специалист по досмотру N 1 вносит информацию о прохождении предполетного досмотра в эту систему. В случае если пассажир покидает стерильную зону, в информационной системе, включающей в себя электронную базу данных досмотра, делается соответствующая отметка;
(в ред. Приказа Минтранса России от 14.01.2019 N 7)

проводит при необходимости психологический опрос (профайлинг) для выявления потенциально опасных пассажиров и участвует в личном (индивидуальном) досмотре пассажиров;

специалист по досмотру N 2:

предлагает пассажирам выложить имеющиеся у них металлические предметы, мобильные телефоны, фото-, кино-, радиоаппаратуру, снять обувь за исключением обуви с высотой каблука менее 2,5 см и с подошвой толщиной менее 1,0 см, верхнюю одежду, головные уборы, ремни (пояса) шириной более 4,0 см или толщиной более 0,5 см и предъявить эти вещи для досмотра с помощью технических и специальных средств;
(в ред. Приказа Минтранса России от 16.04.2012 N 96)

следит за правильным расположением вещей на транспортере рентгенотелевизионного интроскопа, регулирует загрузку транспортера, информирует специалиста по досмотру N 3 о необходимости остановки транспортера рентгенотелевизионного интроскопа;

предлагает пассажирам пройти через рамку стационарного металлоискателя;

проводит досмотр крупногабаритных вещей, находящихся при пассажирах, габариты которых превышают диаметр тоннеля интроскопа, ручным (контактным) методом;

участвует при необходимости в личном (индивидуальном) досмотре пассажиров;

специалист по досмотру N 3:

определяет содержимое вещей по теневому изображению на экране рентгенотелевизионного интроскопа;

останавливает при обнаружении в досматриваемых вещах предметов и веществ, запрещенных к перевозке, представляющих повышенную опасность либо имеющих криминальный характер (оружие, боеприпасы, взрывные устройства), транспортер рентгенотелевизионного интроскопа и сообщает об этом старшему пункта досмотра;
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

проводит досмотр вещей, находящихся при пассажирах, ручным (контактным) методом до полной уверенности в отсутствии в них запрещенных предметов и веществ;

принимает решение об изъятии запрещенных предметов и веществ, выявленных в ходе досмотра, и о допуске вещей пассажира в стерильную зону;

участвует при необходимости в личном (индивидуальном) досмотре пассажиров;

специалист по досмотру N 4:

наблюдает за показанием сигнальных устройств стационарного металлоискателя, не допуская его обхода пассажирами;

в случае появления сигнала стационарного металлоискателя:

предлагает пассажиру выложить на стол имеющиеся у него в одежде или на теле металлические предметы и повторно пройти через стационарный металлоискатель;

определяет места металлических предметов у пассажира с помощью ручного металлоискателя;

проводит при необходимости досмотр вещей, находящихся при пассажирах, ручным (контактным) методом и участвует в личном (индивидуальном) досмотре пассажиров;

сообщает о необходимости проведения более тщательного досмотра пассажира старшему пункта досмотра;
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

принимает решение об изъятии запрещенных предметов и веществ, выявленных в ходе досмотра, и о допуске пассажира в стерильную зону;

специалист по досмотру N 5 (старший пункта досмотра):

осуществляет контроль за деятельностью группы досмотра по соблюдению технологического процесса проведения предполетного досмотра;

оформляет документально изъятие запрещенных к перевозке веществ и предметов;

организует и при необходимости участвует в досмотре вещей, находящихся при пассажирах, ручным (контактным) методом и личном (индивидуальном) досмотре пассажиров;

организует досмотр вещей, находящихся при пассажирах, габариты которых превышают диаметр тоннеля интроскопа, ручным (контактным) методом;

не допускает пассажиров, членов экипажей воздушных судов и обслуживающий персонал авиапредприятий, не прошедших предполетный досмотр, в стерильную зону;

при необходимости может исполнять функции специалистов по досмотру N 1, 2, 3 и 4.

Абзацы тридцать четвертый — сорок первый утратили силу. — Приказ Минтранса России от 23.07.2015 N 227.

В течение всей работы смены в пункте досмотра регулярно осуществляется ротация специалистов группы досмотра на рабочих местах. Непрерывное наблюдение сотрудником за изображением на экране рентгеновской установки не должно превышать 20 минут, с перерывом — не менее 40 минут (Руководство по безопасности ИКАО Doc 8973).

При малом пассажиропотоке администрацией аэропорта может быть сокращен состав пункта досмотра до трех сотрудников службы авиационной безопасности, при этом должно соблюдаться условие беспрерывной работы за интроскопом не более 20 минут в час.

При досмотре багажа, грузов, почты и бортовых запасов воздушного судна состав группы досмотра определяется администрацией аэропорта, но в любом случае должен составлять не менее трех сотрудников службы авиационной безопасности в одном пункте досмотра, при условии беспрерывной работы за интроскопом не более 20 минут в час.

Специалисты группы досмотра, свободные от исполнения своих обязанностей, при совершении пассажиром правонарушения в процессе проведения досмотра, по согласованию со старшим смены досмотра могут участвовать в качестве свидетелей.

46. Сотрудники службы авиационной безопасности, осуществляющие досмотр, за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, злоупотребление служебным положением, в результате которого на борт воздушного судна были пронесены опасные предметы или вещества, создавшие угрозу безопасности полета, привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

VI. Специальная информация

для пассажиров воздушного транспорта

47. Пассажиров воздушного транспорта информируют о требованиях законодательства Российской Федерации, регламентирующих перевозку пассажиров, багажа и вещей, находящихся при пассажирах.

В местах продажи билетов, аэропортах, зонах регистрации пассажиров, перед зонами контроля, пунктами досмотра, в местах заполнения таможенных деклараций оборудуются световые табло, вывешиваются плакаты со специальной информацией по авиационной безопасности в соответствии с требованиями Федеральных авиационных правил «Требования авиационной безопасности к аэропортам», утвержденных Приказом Минтранса России от 28 ноября 2005 г. N 142.

Для соблюдения основных правил по авиационной безопасности по радиотрансляционной сети периодически передается информация о (об):

запрещении перевозить на борту воздушного судна взрывчатые, отравляющие, легковоспламеняющиеся, радиоактивные и другие опасные вещества и предметы;

обязательном прохождении предполетного досмотра пассажиров и багажа, в том числе вещей, находящихся при пассажирах;

ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации, за провоз пассажирами на борту воздушного судна веществ и предметов, запрещенных к перевозке;

запрещении принимать от посторонних лиц чемоданы, посылки и другие предметы для перевозки на борту воздушного судна, а также оставлять свой багаж незнакомым гражданам;

запрещении пользоваться на борту воздушного судна в полете электронными играми, портативными видеокамерами, видеомагнитофонами, переносными телефонами и другой электронной аппаратурой.

VII. Порядок проведения предполетного досмотра

48. Предполетный досмотр пассажиров и багажа, в том числе вещей, находящихся при пассажирах, проводится с применением технических и специальных средств и (или) ручным (контактным) методом, а на аэродромах местных воздушных линий или на посадочных площадках, на которых нет пунктов досмотра и отсутствуют стационарные средства досмотра, — ручными металлоискателями и ручным (контактным) методом, а багажа и вещей, находящихся при пассажирах, — только ручным (контактным) методом.

Абзац утратил силу. — Приказ Минтранса России от 23.07.2015 N 227.

49. Предполетный досмотр членов экипажа воздушного судна и авиационного персонала гражданской авиации проводится в пунктах досмотра на общих основаниях или в пунктах досмотра, оборудованных на контрольно-пропускных пунктах аэропорта.

Члены экипажа воздушного судна допускаются к предполетному досмотру после предъявления задания на полет.

50. Предполетный досмотр пассажира с использованием технических и специальных средств проводится в следующем порядке:

производится проверка билета и/или посадочного талона, оформленных в установленном порядке , сканирование содержащегося в посадочном талоне штрихового кода (при его наличии), сверка документа с личностью пассажира и данными билета и посадочного талона, содержащимися в том числе в штриховом коде, при входе в пункт досмотра
(в ред. Приказа Минтранса России от 14.01.2019 N 7)

Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 8 ноября 2006 г. N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»; Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 28 июня 2007 г. N 82; приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 29 января 2008 г. N 15 «Об установлении формы пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации».
(сноска введена Приказом Минтранса России от 14.01.2019 N 7)

предлагается заявить об имеющихся у пассажира предметах и веществах, запрещенных к перевозке на борту воздушного судна, а также вещах, принятых от посторонних лиц (посылки, свертки и т.п.) для перевозки;

предлагается выложить имеющиеся у пассажира в одежде предметы, содержащие металл (портсигары, ключи, пачки сигарет и т.п.), снять верхнюю одежду (пальто, куртка, плащ, пиджак, свитер, джемпер, пуловер, кофта и т.п., головной убор), ремень (пояс) шириной более 4,0 см или толщиной более 0,5 см, обувь за исключением обуви с высотой каблука менее 2,5 см и с подошвой толщиной менее 1,0 см и уложить все в лотки, корзины, поставить на транспортер рентгенотелевизионного интроскопа;
(в ред. Приказа Минтранса России от 16.04.2012 N 96)

предлагается пассажиру пройти через рамку стационарного металлоискателя;

проводится досмотр содержимого багажа, в том числе вещей, находящихся при пассажире, верхней одежды (пальто, куртка, плащ, пиджак, головной убор), ремня, обуви;

при срабатывании сигнализации стационарного металлоискателя:

уточняются места расположения металлических предметов в одежде пассажира с помощью ручного металлоискателя;

предлагается пассажиру повторно пройти через рамку стационарного металлоискателя после извлечения и проверки металлических предметов;

производится досмотр пассажира с помощью ручного металлоискателя и ручным (контактным) методом досмотра при повторном срабатывании сигнализации.

51. В ходе проведения предполетного досмотра в целях выявления признаков, указывающих на потенциальную угрозу, рекомендуется обращать внимание на такие особенности поведения пассажиров, как повышенная нервозность, обеспокоенность, суетливость. В случае выявления таких признаков необходимо проводить психологический опрос (профайлинг) пассажира для определения степени его потенциальной опасности.

Багаж и вещи, находящиеся при пассажире, который определен как потенциально опасный, подвергаются ручному (контактному) методу досмотра.

52 — 55. Утратили силу. — Приказ Минтранса России от 23.07.2015 N 227.

56. При проведении предполетного досмотра пассажиров, членов экипажа воздушного судна, авиационного персонала наряду с использованием технических и специальных средств может применяться ручной (контактный) метод досмотра.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

57. Ручной (контактный) метод досмотра проводится при поступлении сообщения о готовящемся захвате либо угоне воздушного судна, выполняющего конкретный рейс или следующего в определенном направлении, а также при отсутствии технических и специальных средств в пункте досмотра.

Ручной (контактный) метод проводится при досмотре:

пассажиров в просторной одежде, скрывающей очертания его тела;

вещей, внутреннее содержание которых нельзя определить с помощью технических и специальных средств;

багажа и вещей пассажира, определенного как потенциально опасного;

всех пассажиров во время повышенной угрозы совершения акта незаконного вмешательства на воздушное судно определенного рейса.

58. При обнаружении у пассажира или в его багаже и вещах признаков или элементов взрывного устройства вызываются специалисты по взрывным устройствам — пиротехники.

59. При проведении предполетного досмотра с использованием технических и специальных средств необходимо:

проверять радио- и телеаппаратуру, фото- и киноаппаратуру, аудио- и видеотехнику, сотовые телефоны, персональные компьютеры, игрушки (полые и мягкие);

включать и проверять работоспособность электронных и электрических приборов (при наличии подозрений);

осматривать футляры (чехлы), вскрывать и проверять блоки питания, кассетные ниши, а также пленочные камеры (включение аппаратуры, вскрытие крышек блока питания и кассетных ниш осуществляет пассажир);

проверять дополнительно визуально емкости с жидкостями и термосы.

С музыкальных инструментов, которые по габаритам не могут быть досмотрены с помощью технических и специальных средств, снимать чехлы, вскрывать футляры, потряхивать их, отверстия и полости осматривать с использованием специального поворотного зеркала.

60. В пассажирском салоне воздушного судна разрешается перевозить вещи и предметы, требующие особых мер предосторожности при обращении с ними: кино-, фотоаппаратуру, теле-, радиоаппаратуру, электронные приборы, музыкальные инструменты, изделия из стекла, фарфора, керамики, органы и ткани человека, кровь и ее компоненты, образцы биологических материалов человека, предназначенные для лечебно-диагностических целей, в том числе для гемотрансфузии или трансплантации (далее — биологические материалы).
(в ред. Приказа Минтранса России от 30.03.2018 N 120)

60.1. Досмотр биологических материалов осуществляется без вскрытия упаковки, визуально с проверкой документов, предусмотренных международными договорами Российской Федерации, в том числе актами, составляющими право Евразийского экономического союза, и (или) законодательством Российской Федерации, устанавливающими порядок перевозки биологических материалов, а при наличии подозрений, указывающих на нахождение в них предметов, запрещенных к перевозке, — без вскрытия упаковки ручным (контактным) методом.
(п. 60.1 введен Приказом Минтранса России от 30.03.2018 N 120)

61.Животные, птицы, рептилии и другие представители фауны, имеющие соответствующие ветеринарные справки и допущенные к перевозке на борту воздушного судна, а также клетки, в которых они перевозятся, досматриваются визуально, а при наличии подозрений досмотр проводится ручным (контактным) методом.

62. Предметы, которые могут быть использованы в качестве орудия нападения (топор, пила, ледоруб, арбалет, пневматическое оружие, ружье для подводной охоты и т.п.), перевозятся только в багаже.

63. Сотрудники Федеральной службы охраны Российской Федерации, находящиеся при исполнении служебных обязанностей (имеющие служебные заграничные паспорта, служебные и командировочные удостоверения установленного образца), при сопровождении объектов государственной охраны и сопровождаемые ими объекты государственной охраны, а также их вещи досмотру не подлежат.

64. Пассажиры с дипломатическим статусом, обладающие дипломатическим иммунитетом, сотрудники Главного центра специальной связи Федерального агентства связи проходят предполетный досмотр на общих основаниях, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Предполетный досмотр багажа и вещей, находящихся при пассажирах с дипломатическим статусом, проводится на общих основаниях.

65. Сотрудники Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, Межправительственной фельдъегерской связи, сопровождающие корреспонденцию, проходят предполетный досмотр в пунктах досмотра членов экипажа воздушного судна и авиационного персонала гражданской авиации, а при их отсутствии — в пунктах досмотра пассажиров вне очереди.

66. Вооруженные сотрудники Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, Межправительственной фельдъегерской связи, сопровождающие почтовые отправления (корреспонденцию), обязаны иметь отметку в командировочном удостоверении (предписании) о наличии оружия и боеприпасов. Оружие, боеприпасы и спецсредства у них на период полета не изымаются.

67. Предполетный досмотр пассажиров, обслуживаемых в залах официальных лиц и делегаций, проводится в пунктах досмотра, оборудованных в этих залах.

68. Предполетный досмотр личного состава маршрутного караула Федеральной службы исполнения наказаний, осуществляющего сопровождение конвоируемых лиц, и обыск осужденных перед посадкой на борт воздушного судна проводится в соответствии с Инструкцией по служебной деятельности специальных подразделений уголовно-исполнительной системы по конвоированию, утвержденной совместным Приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Министерства внутренних дел Российской Федерации от 24 мая 2006 г. N 199дсп/369дсп .

Зарегистрирован Минюстом России 17 июля 2006 г., регистрационный N 8094.

Выделение специальных помещений для временного размещения конвоируемых граждан возлагается на администрацию аэропорта.

69. Пассажиры, имеющие имплантированные аппараты, стимулирующие сердечную деятельность, подвергаются ручному (контактному) методу досмотра без применения технических и специальных средств.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

70. Зарегистрированный багаж пассажиров размещается на борту воздушных судов, не имеющих изолированных багажных отсеков, так, чтобы пассажиры в полете не могли получить к нему доступ.

71. Условия, предъявляемые к перевозке на борту воздушного судна в зарегистрированном багаже пассажиров опасных веществ и предметов, определены в перечне основных опасных веществ и предметов, запрещенных (разрешенных с соблюдением требуемых условий) к перевозке на борту воздушного судна членами экипажа и пассажирами в зарегистрированном багаже и вещах, находящихся при пассажирах (приложение N 1 к настоящим Правилам).

72. При предполетном досмотре пассажира обнаруженные опасные предметы и вещества, которые могут быть использованы в качестве орудия нападения, но не запрещенные к перевозке на борту воздушного судна, упаковываются пассажиром и перевозятся в качестве зарегистрированного багажа.

73. При обнаружении взрывоопасных, ядовитых, отравляющих и радиоактивных веществ на пункт досмотра немедленно вызываются соответствующие специалисты (взрывотехники, работники гражданской обороны). До прибытия специалистов предпринимать самостоятельные действия по обезвреживанию взрывоопасных, ядовитых, отравляющих и радиоактивных веществ запрещается.

74. Обнаруженные при досмотре пассажиров и членов экипажа воздушного судна опасные предметы и вещества, находящиеся в свободной продаже, но запрещенные к перевозке на борту воздушных судов, изымаются с оформлением акта обнаружения и изъятия у пассажира и члена экипажа воздушного судна при производстве досмотра запрещенных к перевозке опасных грузов, предметов или веществ (приложение N 2 к настоящим Правилам), регистрируются в журнале учета актов обнаружения и изъятия у пассажиров и членов экипажа воздушного судна запрещенных к перевозке опасных грузов, предметов или веществ (приложение N 3 к настоящим Правилам) и передаются на хранение в специально оборудованный склад аэропорта в соответствии с законодательством Российской Федерации.

75. Утратил силу. — Приказ Минтранса России от 19.08.2019 N 271.

76. Досмотр багажа, проведенный в отсутствие пассажира в соответствии с требованиями пункта 16 настоящих Правил, оформляется актом досмотра багажа в отсутствие пассажира (приложение N 4 к настоящим Правилам) и регистрируется в журнале учета актов досмотра багажа в отсутствие пассажира (приложение N 5 к настоящим Правилам).

77. При проведении предполетного досмотра пассажира и его ручной клади в билете и (или) посадочном талоне (за исключением случаев оформления билета и (или) посадочного талона в электронном виде) ставится отметка о прохождении предполетного досмотра и пассажир направляется в стерильную зону.

В случае если посадочный талон оформлен в электронном виде, информация о прохождении предполетного досмотра вносится в информационную систему, включающую в себя электронную базу данных досмотра.
(п. 77 в ред. Приказа Минтранса России от 14.01.2019 N 7)

78. Контроль за пассажирами в стерильной зоне, а также проверка отметок на билетах и (или) посадочных талонах (за исключением случаев оформления билетов и (или) посадочных талонов в электронном виде) о прохождении предполетного досмотра пассажирами, в том числе транзитными, у выхода на посадку из терминала или у трапа воздушного судна осуществляется работниками службы организации пассажирских перевозок аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатанта.

В случае если посадочный талон оформлен в электронном виде, работниками службы организации пассажирских перевозок аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатанта проверяется информация о прохождении пассажиром предполетного досмотра на основании сведений, содержащихся в информационной системе, включающей в себя электронную базу данных досмотра.
(п. 78 в ред. Приказа Минтранса России от 14.01.2019 N 7)

VIII. Предполетный досмотр

транзитных и трансферных пассажиров

79. Предполетный досмотр транзитных и трансферных пассажиров, в том числе вещей, находящихся при пассажирах, в промежуточных аэропортах проводится на общих основаниях до входа в стерильную зону и смешивания с прошедшими предполетный досмотр пассажирами, для которых данный пункт перевозки является начальным.

80. С целью исключения контакта с пассажирами, не прошедшими предполетный досмотр в аэропорту, могут быть оборудованы залы прибытия/вылета для размещения транзитных и трансферных пассажиров с вещами, находящимися при пассажирах.

81. Транзитные и трансферные пассажиры не допускаются к своему зарегистрированному багажу.

82. При невыполнении пунктов 80 и 81 настоящих Правил транзитные и трансферные пассажиры, в том числе вещи, находящиеся при пассажирах, подлежат повторному предполетному досмотру на общих основаниях.

83. Багаж трансферных пассажиров, прибывший из аэропортов стран, с которыми Российская Федерация не заключила соглашения о признании применяемых стандартов авиационной безопасности, в промежуточном аэропорту подлежит обязательному предполетному досмотру до смешивания с досмотренным багажом пассажиров, для которых данный пункт перевозки является начальным.

Багаж трансферных пассажиров, прибывший из аэропортов стран, с которыми Российская Федерация заключила соглашения о признании применяемых стандартов авиационной безопасности, не подвергается обязательному предполетному досмотру в промежуточном аэропорту в случае, если данный багаж во время наземного обслуживания в промежуточном аэропорту находится под контролем сотрудников служб авиационной безопасности и доступ к нему исключается.

Багаж трансферных пассажиров при внутренних воздушных перевозках, а также багаж трансферных пассажиров, вылетающих из промежуточного аэропорта за пределы Российской Федерации (кроме багажа, указанного в абзаце первом настоящего пункта), не подвергается обязательному предполетному досмотру в промежуточном аэропорту в случае, если данный багаж во время наземного обслуживания в промежуточном аэропорту находится под контролем сотрудников служб авиационной безопасности и доступ к нему исключается.

Багаж трансферных и транзитных пассажиров при изменении маршрутов по их инициативе повторно досматривается и отправляется тем же рейсом, что и пассажиры.
(п. 83 в ред. Приказа Минтранса России от 06.07.2016 N 183)

84. Сотрудники Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, сопровождающие корреспонденцию, имеют право оставаться на борту воздушного судна в пунктах промежуточных посадок и производить обмен корреспонденцией в салонах самолетов во время их стоянок, лично присутствовать при выгрузке (загрузке) корреспонденции из багажного отсека от момента вскрытия багажного отсека до его закрытия.

Сотрудники кинологических служб могут присутствовать при погрузке (выгрузке) в (из) воздушное судно контейнеров (клеток) со служебными собаками.
(абзац введен Приказом Минтранса России от 16.04.2012 N 96)

IX. Предполетный досмотр грузов,

почты и бортовых запасов воздушного судна

85. Перед загрузкой на борт воздушного судна груз, почта и бортовые запасы воздушного судна подвергаются предполетному досмотру различными видами и способами с применением технических и специальных средств, а также проведением контрольного взвешивания.

Предполетный досмотр и перевозка опасных грузов осуществляются в соответствии с требованиями Приложения 18 к Чикагской конвенции о международной гражданской авиации «Безопасная перевозка опасных грузов по воздуху» и Технических инструкций по безопасной перевозке опасных грузов по воздуху (Doc 9284 AN/905 ИКАО).

86. Предполетный досмотр грузов проводится группой досмотра на участках грузового терминала в присутствии работника грузового склада.

87. При отсутствии возможности осуществить досмотр содержимого груза с использованием технических и специальных средств, с помощью ручного (контактного) метода или визуально, а также при поступлении информации об угрозе совершения акта незаконного вмешательства на вылетающее воздушное судно по решению руководителя службы авиационной безопасности допускается:

выдержка груза до погрузки на борт воздушного судна в безопасных условиях в течение срока не менее двух часов сверх расчетного времени выполнения рейса этого воздушного судна до пункта назначения;

проверка груза в декомпрессионной камере в течение расчетного времени выполнения рейса этого воздушного судна до пункта назначения.

88. Груз, вызвавший подозрение, подвергается повторному предполетному досмотру с целью обнаружения в нем предметов и веществ, запрещенных к перевозке на борту воздушного судна.

89. Внешняя упаковка груза подлежит проверке. При повреждении (нарушении целостности) внешней упаковки груз к вылету не допускается.

90. В случае электронного оформления и сопровождения грузовых перевозок службой авиационной безопасности оформляется электронная декларация безопасности с содержанием информации о предполетном досмотре. По согласованию с эксплуатантом, осуществляющим перевозку груза, информация о предполетном досмотре груза может быть внесена в грузовую накладную в электронном виде, если возможность внесения такой информации предусмотрена форматом данного электронного документа. Электронная декларация безопасности или грузовая накладная в электронном виде подписываются электронной подписью сотрудника службы авиационной безопасности, проводившего предполетный досмотр, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390).

При отсутствии возможности электронного оформления отметка о предполетном досмотре груза проставляется в каждом экземпляре грузовой накладной, оформленной на бумажном носителе, и ведомости на груз.

По окончании предполетного досмотра груз маркируется номерными стикерами. Запись о результатах досмотра вносится в журнал учета досмотренных грузов, почты и бортовых запасов воздушного судна (приложение N 6 к настоящим Правилам).
(п. 90 в ред. Приказа Минтранса России от 06.07.2016 N 183)

91. При обнаружении признаков взрывного устройства груз не вскрывается и не перемещается, а вызываются специалисты по взрывным устройствам — пиротехники.

92. Транзитный груз, прибывший в аэропорт, не досматривается повторно, если во время его нахождения на борту воздушного судна на территории аэропорта были соблюдены меры по предотвращению несанкционированного доступа к воздушному судну.

93. Трансферные грузы, почта и бортовые запасы воздушного судна в промежуточном аэропорту подлежат обязательному предполетному досмотру, за исключением случаев, предусмотренных абзацами третьим — четвертым настоящего пункта, до их смешивания с досмотренными грузами и почтой, для которых данный пункт перевозки является начальным.

При внутренних воздушных перевозках предполетный досмотр трансферных грузов, почты и бортовых запасов воздушного судна в промежуточном аэропорту может не проводиться при соблюдении следующих условий:

трансферные грузы, почта и бортовые запасы были досмотрены в аэропорту первоначального вылета, а в промежуточном аэропорту они не покидали контролируемую зону аэропорта;

в промежуточном аэропорту соблюдаются меры по предотвращению несанкционированного доступа к трансферным грузам, почте и бортовым запасам посредством осуществления контроля сотрудниками службы авиационной безопасности с момента выгрузки грузов, почты и бортовых запасов из воздушного судна до их погрузки на другое воздушное судно.

При выполнении международной перевозки предполетный досмотр трансферных грузов, почты и бортовых запасов воздушного судна, прибывшего из аэропортов стран, с которыми Российская Федерация заключила соглашения о признании применяемых стандартов авиационной безопасности, может не производиться при соблюдении условий, изложенных в абзацах третьем и четвертом настоящего пункта.
(п. 93 в ред. Приказа Минтранса России от 06.07.2016 N 183)

94. Предполетный досмотр почтовых отправлений (корреспонденции) проводится в пункте досмотра в отделении перевозки почты аэропорта при получении (отправке), в пунктах досмотра грузового терминала или в пунктах досмотра аэровокзального комплекса без их вскрытия.

95. Грузы и почта, перевозимые на борту грузовых воздушных судов в сопровождении вооруженных сотрудников Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, военнослужащих Министерства обороны Российской Федерации, корреспонденция, сопровождаемая сотрудниками Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации и Межправительственной фельдъегерской связи, при перевозке на борту пассажирских воздушных судов, дипломатическая почта, консульские вализы, а также приравненная к ним на основании международных договоров Российской Федерации иная официальная корреспонденция иностранных учреждений и международных организаций досмотру вручную и задержанию не подлежат (далее — специальный багаж).

96. Специальный багаж, сопровождаемый сотрудниками, перечисленными в пункте 95 настоящих Правил, должен быть упакован в соответствующую тару и опечатан. Количество мест, вес и реквизиты печати, которой опечатан специальный багаж, вносятся в сопроводительный лист и заверяются подписью ответственного лица соответствующего органа (организации).

97. Дипломатическая почта, консульские вализы и приравненная к ним иная официальная корреспонденция должны иметь видимые внешние признаки (замки, сургучные печати, опечатанные бирки с указанием пункта назначения и отправки), а дипломатические курьеры должны иметь при себе курьерский лист.

98. При подозрении, что в дипломатическом отправлении (корреспонденции) находятся опасные предметы или вещества, запрещенные к перевозке на борту воздушного судна, дипломатическое отправление (корреспонденция) в присутствии полномочного дипломатического курьера подлежит предполетному досмотру с применением технических и специальных средств без вскрытия упаковки.

99. По окончании предполетного досмотра дипломатическое отправление (корреспонденция) маркируется номерными стикерами, в накладной, ее копиях и ведомости делается отметка о досмотре. О результатах досмотра вносится запись в журнал учета досмотренных грузов, почты и бортовых запасов воздушного судна (приложение N 6 к настоящим Правилам).

100. Обнаруженные в грузовом отправлении предметы и вещества, находящиеся в свободной продаже, но запрещенные к перевозке на борту воздушного судна, изымаются с оформлением акта обнаружения и изъятия из грузового отправления воздушного судна при производстве досмотра запрещенных к перевозке опасных грузов, предметов или веществ (приложение N 7 к настоящим Правилам) в двух экземплярах (или необходимом количестве).

Изъятые предметы и вещества с копией акта передаются грузоотправителю.

101. Груз (почтовое отправление) задерживается и к перевозке (выдаче) на борту воздушного судна не допускается при обнаружении в нем предметов и веществ, за незаконное изготовление, ношение и хранение которых предусмотрена уголовная ответственность.

102. Регистрация, доставка, погрузка грузов и почты на борт воздушного судна, сопровождаемых вооруженными военнослужащими и сотрудниками, указанными в пункте 95 настоящих Правил, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами.

103. Предполетный досмотр бортовых запасов воздушных судов, аварийно-спасательных средств и бортового питания экипажа и пассажиров, бортового кухонного оборудования проводится в местах их комплектования специалистами групп досмотра в оборудованных пунктах досмотра с использованием технических и специальных средств.

104. Предполетный досмотр бортового питания воздушного судна проводится в присутствии экспедитора.

105. В случае необходимости и в порядке осуществления контроля руководитель службы авиационной безопасности имеет право проводить выборочную проверку бортовых запасов воздушного судна непосредственно перед загрузкой на борт воздушного судна с актом досмотра.

Акт досмотра составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в цех предприятия питания, второй — в службу авиационной безопасности.

106. По окончании предполетного досмотра бортового питания воздушного судна каждый контейнер маркируется номерными стикерами, в накладной и ее копиях делается отметка о досмотре.

107. Контроль загрузки на борт воздушного судна грузов, почты, бортовых запасов, аварийно-спасательных средств и бортового питания осуществляется сотрудниками службы авиационной безопасности.

108. Груз, почта, бортовые запасы воздушного судна, аварийно-спасательные средства и бортовое питание воздушного судна не должны содержать предметы и вещества, запрещенные к перевозке на борту воздушного судна.

X.Сроки проведения предполетного досмотра

109. Процесс предполетного досмотра не должен увеличивать продолжительность обслуживания вылетающих пассажиров и влиять на регулярность выполняемых рейсов.

Не допускается упрощение процедур предполетного досмотра пассажиров, в том числе транзитных и трансферных.

110. В целях исключения задержки рейсов начало и окончание предполетного досмотра определяется технологическим графиком.

111. Руководитель смены службы организации пассажирских перевозок аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатанта своевременно информирует о задержках вылета старшего смены досмотра службы авиационной безопасности.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

XI. Проведение послеполетного досмотра

112. В зоне выдачи багажа предусматривается наличие пункта(ов) послеполетного досмотра.

113. Послеполетный досмотр может проводиться в полном объеме или выборочно.

114. При получении информации о наличии на борту воздушного судна, находящегося в полете, лиц, имеющих намерение захвата (угона) воздушного судна, взрывных устройств или взрывчатых веществ, или других грузов и предметов, представляющих опасность для полета и пассажиров, багаж, в том числе вещи, находящиеся при пассажирах, бортовые запасы воздушного судна, грузы и почта подлежат послеполетному досмотру после прилета в аэропорт (отправления, назначения или промежуточный).

115. Послеполетный досмотр проводится в аэропорту прибытия или на борту воздушного судна уполномоченными сотрудниками служб авиационной безопасности с использованием технических и специальных средств.
(п. 115 в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

XII. Порядок учета и отчетность работы групп досмотра

116. Документы зоны контроля и пункта досмотра, образцы которых даны в приложениях к настоящим Правилам:

акт обнаружения и изъятия у пассажира и члена экипажа воздушного судна при производстве досмотра запрещенных к перевозке опасных грузов, предметов или веществ (приложение N 2);

журнал учета актов обнаружения и изъятия у пассажиров и членов экипажа воздушного судна запрещенных к перевозке опасных грузов, предметов и веществ (приложение N 3);

акт досмотра багажа в отсутствие пассажира (приложение N 4);

журнал учета актов досмотра багажа в отсутствие пассажира (приложение N 5);

журнал учета досмотренных грузов, почты и бортовых запасов воздушного судна (приложение N 6);

акт обнаружения и изъятия из грузового отправления воздушного судна при производстве досмотра запрещенных к перевозке опасных грузов, предметов или веществ (приложение N 7);

абзац утратил силу. — Приказ Минтранса России от 19.08.2019 N 271;

журнал учета актов изъятия у пассажиров и членов экипажа воздушного судна запрещенных к перевозке опасных грузов, предметов или веществ, переданных на склад временного хранения (приложение N 9);

абзац утратил силу. — Приказ Минтранса России от 19.08.2019 N 271;

журнал учета досмотренных рейсов и пассажиров (приложение N 11) (при наличии нескольких пунктов досмотра в зоне контроля журнал ведется один на зону контроля);

журнал приема и сдачи дежурства в пункте досмотра (приложение N 12).

117. Акты, образцы которых представлены в приложениях N 2, 4, составляются в двух экземплярах. Один экземпляр акта вручается пассажиру или приобщается к багажу, досмотренному в отсутствие пассажира, второй экземпляр остается в группе досмотра.

Акты, предусмотренные пунктом 116 настоящих Правил, учитываются в соответствующих журналах учета актов.

Срок хранения всех актов и журналов 1 год.

118. Организация ведения журналов возлагается на старших смен или групп досмотра службы авиационной безопасности.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

119. Руководство службы авиационной безопасности ежемесячно проверяет правильность ведения документов в своих подразделениях.
(в ред. Приказа Минтранса России от 23.07.2015 N 227)

120. Территориальные управления Федеральной службы по надзору в сфере транспорта представляют в Управление транспортной безопасности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта отчеты о состоянии авиационной безопасности за квартал, полугодие, 9 месяцев и за год не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

121. Сведения об оснащенности аэропортов (авиационных предприятий) техническими средствами досмотра представляются вместе с отчетом о состоянии авиационной безопасности за год.

122. Информация об изъятиях взрывчатых веществ и взрывных устройств или об обнаружении их на территории аэропорта немедленно представляется руководителем аэропорта, авиационного предприятия, эксплуатанта в Управление транспортной безопасности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

Приложение N 1
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. п. 26, 71)

ПЕРЕЧЕНЬ

ОСНОВНЫХ ОПАСНЫХ ВЕЩЕСТВ И ПРЕДМЕТОВ,

ЗАПРЕЩЕННЫХ (РАЗРЕШЕННЫХ С СОБЛЮДЕНИЕМ ТРЕБУЕМЫХ УСЛОВИЙ)

К ПЕРЕВОЗКЕ НА БОРТУ ВОЗДУШНОГО СУДНА ЧЛЕНАМИ ЭКИПАЖА

И ПАССАЖИРАМИ В ЗАРЕГИСТРИРОВАННОМ БАГАЖЕ И ВЕЩАХ,

НАХОДЯЩИХСЯ ПРИ ПАССАЖИРАХ

Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Минтранса России от 29.11.2010 N 267,
от 13.06.2017 N 223, от 30.03.2018 N 120)

1. Запрещено перевозить на борту воздушного судна членами экипажа и пассажирами в зарегистрированном багаже и в вещах, находящихся при пассажирах, следующие опасные вещества и предметы:

1) взрывчатые вещества, средства взрывания и предметы, ими начиненные:

пороха всякие, в любой упаковке и в любом количестве;

патроны боевые (в том числе малокалиберные);

патроны к газовому оружию;

капсюли (пистоны) охотничьи;

пиротехнические средства: сигнальные и осветительные ракеты, патроны сигнальные, посадочные шашки, дымовые патроны (шашки), спички подрывника, бенгальские огни, петарды железнодорожные;

тротил, динамит, тол, аммонал и другие взрывчатые вещества;

капсюли-детонаторы, электродетонаторы, электровоспламенители, детонирующий и огнепроводный шнур и т.д.;

2) сжатые и сжиженные газы:

газы для бытового пользования (бутан-пропан) и другие газы;

газовые баллончики с наполнением нервно-паралитического и слезоточивого воздействия и т.д.;

3) легковоспламеняющиеся жидкости:

пробы легковоспламеняющихся нефтепродуктов;

метилацетат (метиловый эфир);

4) воспламеняющиеся твердые вещества:

вещества, подверженные самопроизвольному возгоранию;

вещества, выделяющие легковоспламеняющиеся газы при взаимодействии с водой:

калий, натрий, кальций металлический и их сплавы, кальций фосфористый и т.д.;

фосфор белый, желтый и красный и все другие вещества, относящиеся к категории воспламеняющихся твердых веществ;

5) окисляющие вещества и органические перекиси:

нитроцеллюлоза коллоидная, в гранулах или хлопьях, сухая или влажная, содержащая менее 25% воды или растворителя;

нитроцеллюлоза коллоидная, в кусках, влажная, содержащая менее 25% спирта;

нитроцеллюлоза сухая или влажная, содержащая менее 30% растворителя или 20% воды и т.д.;

6) токсичные вещества;

7) радиоактивные материалы;

едкие и коррозирующие вещества:

сильные неорганические кислоты: соляная, серная, азотная и другие;

фтористо-водородная (плавиковая) кислота и другие сильные кислоты и коррозирующие вещества;

9) ядовитые и отравляющие вещества:

любые ядовитые сильнодействующие и отравляющие вещества в жидком или твердом состоянии, упакованные в любую тару;

ртуть за исключением ртути, содержащейся в термометре медицинском, тонометре ртутном в стандартном футляре, барометре ртутном или манометре ртутном, упакованных в герметичный контейнер и опечатанных пломбой отправителя;
(в ред. Приказа Минтранса России от 13.06.2017 N 223)

все соли синильной кислоты и цианистые препараты;

циклон, цианплав, мышьяковистый ангидрид и т.д.;

другие опасные вещества, предметы и грузы, которые могут быть использованы в качестве орудия нападения на пассажиров, экипаж воздушного судна, а также создающие угрозу полета воздушного судна;

пистолеты, револьверы, винтовки, карабины и другое огнестрельное, газовое, пневматическое оружие, электрошоковые устройства, кортики, стилеты, десантные штык-ножи, за исключением случаев и в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Подробный перечень опасных веществ и предметов, запрещенных к перевозке на борту воздушного судна членами экипажа и пассажирами, содержится в Технических инструкциях по безопасной перевозке опасных грузов по воздуху (Doc 9284 AN/905 ИКАО).

2. Разрешено перевозить на борту воздушного судна членами экипажа и пассажирами с соблюдением требуемых условий следующие предметы и вещества:

1) в зарегистрированном багаже в грузовых, багажных отсеках воздушного судна с изолированным доступом пассажиров к багажу во время полета:

арбалеты, ружья для подводной охоты, шашки, сабли, тесаки, ятаганы, палаши, мечи, шпаги, штыки, кинжалы, ножи: охотничьи, ножи с выбрасывающимися клинками, с запирающими замками, имитаторы любого вида оружия;

хозяйственно-бытовые ножи (ножницы) с длиной клинка (лезвия) свыше 60 мм;

алкогольные напитки с содержанием более 24%, но не более 70% алкоголя по объему в емкостях вместимостью не более 5 л, в таре, предназначенной для розничной торговли, — не более 5 л на одного пассажира;

жидкости и алкогольные напитки с содержанием алкоголя по объему не более 24%;

аэрозоли, предназначенные для использования в спортивных или бытовых целях, выпускные клапаны баллончиков которых защищены колпачками от самопроизвольного выпуска содержимого, в емкостях вместимостью не более 0,5 кг или 500 мл — не более 2 кг или 2 л на одного пассажира;

термометр медицинский, содержащий ртуть, в стандартном футляре — один на пассажира;
(абзац введен Приказом Минтранса России от 13.06.2017 N 223)

2) в вещах, находящихся при пассажирах:

термометр медицинский, не содержащий ртуть;
(в ред. Приказа Минтранса России от 13.06.2017 N 223)

тонометр ртутный в стандартном футляре — один на пассажира;

барометр или манометр ртутный, упакованный в герметичный контейнер и опечатанный пломбой отправителя;

одноразовые зажигалки — одна на пассажира;

сухой лед для охлаждения скоропортящихся продуктов — не более 2 кг на пассажира;

3% перекись водорода — не более 100 мл на пассажира;

жидкости, гели и аэрозоли, относящиеся к неопасным:

в емкостях вместимостью не более 100 мл (или эквивалентной емкостью в других единицах измерения объема), упакованные в надежно закрывающийся прозрачный пластиковый пакет объемом не более 1 л — один пакет на пассажира.

Жидкости в контейнерах емкостью более 100 мл к перевозке не принимаются даже в том случае, если емкость заполнена лишь частично, за исключением:

лекарственных препаратов, специальных диетических продуктов, детского питания, в том числе материнского молока, в количестве, необходимом на время полета;

лекарственных препаратов, содержащих наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры, при наличии документов, предусмотренных международными договорами Российской Федерации, в том числе актами, составляющими право Евразийского экономического союза, и (или) законодательством Российской Федерации, подтверждающих назначение пассажиру указанных лекарственных препаратов с указанием их наименования и количества, в количестве, необходимом на время полета;

биологических материалов при наличии у пассажира документов, предусмотренных международными договорами Российской Федерации, в том числе актами, составляющими право Евразийского экономического союза, и (или) законодательством Российской Федерации, устанавливающими порядок перевозки биологических материалов.
(в ред. Приказа Минтранса России от 30.03.2018 N 120)

Абзац утратил силу. — Приказ Минтранса России от 30.03.2018 N 120.

Жидкости, приобретенные в магазинах беспошлинной торговли в аэропорту или на борту воздушного судна, должны быть упакованы в надежно запечатанный (опломбированный) пластиковый пакет, обеспечивающий идентификацию доступа к содержимому пакета в течение полета, на котором имеется достоверное подтверждение того, что эта покупка произведена в аэропортовых магазинах беспошлинной торговли или на борту воздушного судна в день (дни) поездки.

Администрация аэропорта, авиапредприятия, эксплуатанта вправе принимать решение о введении дополнительных мер по обеспечению авиационной безопасности на рейсах с повышенной опасностью, вследствие чего запрещать перевозку в салоне воздушного судна следующих предметов:

иглы для подкожных инъекций (если не будет представлено медицинское обоснование);

ножницы с длиной лезвия менее 60 мм;

складные (без фиксатора) дорожные, перочинные ножи с длиной лезвия менее 60 мм;

тонометры ртутные;
(абзац введен Приказом Минтранса России от 13.06.2017 N 223)

барометры или манометры ртутные.
(абзац введен Приказом Минтранса России от 13.06.2017 N 223)

Приложение N 2
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. п. 74, 116)

Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Минтранса России от 19.08.2019 N 271)

Приложение N 3
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. п. 74, 116)

Приложение N 4
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. п. 76, 116)

Приложение N 5
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. п. 76, 116)

Приложение N 6
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. п. 90, 99, 116)

Приложение N 7
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. п. 100, 116)

Приложение N 8
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. 116)

приемки оружия на период полета воздушного судна

Утратил силу. — Приказ Минтранса России от 19.08.2019 N 271.

Приложение N 9
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. п. 74, 116)

Приложение N 10
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. 116)

учета актов оружия, переданного пассажирами

для временного хранения на период полета

Утратил силу. — Приказ Минтранса России от 19.08.2019 N 271.

Приложение N 11
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. 116)

Приложение N 12
к Правилам
проведения предполетного
и послеполетного досмотров
(п. 116)

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию
извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный
подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции
остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации,
содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без
конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на
органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе
организовывать работу с документами по своему усмотрению.

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы
помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с
«запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Несмотря на то, что процесс
прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые
как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение
которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери
профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего
документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности
переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.
Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного
многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут
прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует
руководствоваться главным принципом делопроизводства –
целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать
наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые
для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные
документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально
прописанный процесс работы с документами.

Сортировка

Документы в офис попадают
разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не
менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в
последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам
компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах[1].

Вне зависимости от способа поступления
документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки),
целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в
почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Конверты с пометкой «Лично»,
не вскрывая, передают адресату.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях,
если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно
оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Во всех остальных случаях конверты после изъятия из
них вложений можно выбросить.

Допустимо ли вскрывать конверты входящих
писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия
сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично
генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и
должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным
подразделениям.

Письма
с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило
смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику.
Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной
перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент
делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив
содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение
входит решение перечисленных в документе вопросов.

Поступившие извне документы сортируют на
регистрируемые и нерегистрируемые.

Допускается передавать
напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат
регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они
передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели
всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они
проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют
письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».

Наличие почтового
уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не
должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в
профильные подразделения без регистрации.

Особую часть поступивших
документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский
документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по
делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли
секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая
бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации.
Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер
силами своих подчиненных.

Однако многие секретари
сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно
сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В
результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных
счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери,
но и никак не восполняет утрату.

В любом случае (с
регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура
восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать
потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или
взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Вопрос, к
какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести
документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие
корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической
силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение
подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных
данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без
идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.

С другой
стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными
ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал
обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется
преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии
своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном
уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.

Игнорирование
запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего
органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может
повлечь негативные последствия.

Кроме того,
секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается
«подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса,
спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать,
на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все
поступающие факсы?

Так как же
быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный
кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то
регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не
входит в компетенцию секретаря.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее –
Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с
классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в
государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в
письменной форме или в форме электронного документа[2]
предложение, заявление или жалоба» (п.
1 ст. 4).

В нашу организацию приходят письма от
индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера
документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли
я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь
не принимать документы я не могу.

Отсутствие
регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения
реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в
регистрации.

Такие
документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного
номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н»
– без номера.

Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную
степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение
этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде
ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей
массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной
регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также
сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют
обособленно обращения граждан). Приведем пример:

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры
Российской Федерации

(утверждена приказом
Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)

2.4.1.1.
Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания
документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь
регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с
личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений»,
регистрируется в общем порядке.

Регистрация

На документах, подлежащих регистрации, проставляется
отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату
(при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде
организаций также указывают количество листов документа. Для удобства
используют штампы или датеры.

Согласно приложению А
к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны
документа.

Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в
пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть
дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан
принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.

Регистрационный номер также можно дополнить
информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то,
что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение
пришло по электронной почте.

Если в организации принята децентрализованная система
регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить
индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения
целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:

• вх. № 123-Ф – документ поступил по факсу;

• вх. № 124-ЭП – документ поступил по электронной почте;

• вх. № А-225 – обращение гражданина, чья фамилия начинается с
  буквы А;

• вх. № 2-125 – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем
  индекс 2 по номенклатуре дел.

Документы, поступившие в организацию, регистрируются
один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые
допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем
при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим
первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы
внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.

Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на
специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).

Основная информация о поступившем документе, вносимая
в регистрационную форму:

• дата поступления
  документа;

• индекс и дата,
  указанные на документе отправителем;

• наименование
  корреспондента;

• вид документа
  (приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.);

• краткое
  содержание.

В зависимости от специфики компании в учетную форму
могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации
запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой
сделан запрос.

Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе
отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия.
Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае
поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа
сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно
актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.

Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на №
и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос.
В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в
журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Внесение в журнал
учета исходящих документов информации о полученном ответе

№ п/п	Дата	Адресат	Краткое содержание	Примечание
123	01.02.2012	ОАО «Ромашка»	Запрос о сроках выполнения условий договора от 01.12.2011 № 234-УФ	Получен ответ. См. вх. № 345 от 04.04.2012

Нужно ли
регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, т.е.
письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для
физических лиц, но не полученные по причине их невручения (истечения срока
хранения на почте)? Если да, то какой документ регламентирует это?

Информацию о
возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета
исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале
поступившей корреспонденции не надо.

ПРИМЕР 2

Внесение в журнал
учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа

№ п/п	Дата	Адресат	Краткое содержание	Примечание
127	01.02.2012	ИП Сидоров	Уведомление о задолженности за поставленный товар	Возврат 04.03.2012 по причине неверно указанного адреса. Адрес уточнен. Повторно направлено 05.03.2012

Передача на рассмотрение

Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на
этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них
вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов,
раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу
компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии
внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде
направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.

Сотрудник, ответственный за учет полученной
корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между
руководителями предприятия.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую
руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается,
что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в
документе вопросов.

Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить
поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят
электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном
листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа,
к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу
и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных
процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.

ПРИМЕР 3

Оформление резолюции
на отдельном листе

ОАО «РОМАШКА»

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА

ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову

Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и
подготовить ответ.

                        Семенов          Е.Е. Семенов

К вх. № 159 от 30.03.2012

Передача на исполнение

После рассмотрения
руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу,
ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную
форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном
документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно
передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью
исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).

Документы, поступившие в
электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с
указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ
данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции (поручения) излагается
дословно, без искажения. Например: Направляется
по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.

По почте к нам поступил документ на бланке с
регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой
юридической службы у нас нет –  есть
просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и
начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою
подпись на бланке нашей организации?

Порядок
рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется
внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица (в данном случае
– направившие запрос) не вправе указывать, какой сотрудник организации должен
рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей
компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени
организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае
ответ оформляется обычным порядком на бланке организации.

Исполнение документа

Под исполнением понимают
решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей
организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка
ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает
проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является
ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и
ответа. Часть из них присылается в порядке информации.

Каким должен быть срок исполнения входящего
письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?

Сегодня
единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами
вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних
нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя
нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в
течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в
ситуации.

При установлении сроков ответа следует внимательно
изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности
конкретной организации.

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения
письменного обращения

1. Письменное обращение,
поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или
должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного
обращения[4].

Извлечение

из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 86. Обязанности
банков, связанные с учетом налогоплательщиков

[…] 2. Банки обязаны выдавать
налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки
по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей), а также
справки об остатках электронных денежных средств и переводах электронных
денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения
мотивированного запроса
налогового органа[5].

[…]

Статья 93. Истребование
документов при проведении налоговой проверки

[…] 3. Документы, которые
были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются
в течение 10 дней
(20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы
налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.

[…]

Статья 93.1. Истребование
документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом
агенте или информации о конкретных сделках

[…] 5. Лицо, получившее требование
о представлении документов (информации), исполняет
его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не
располагает истребуемыми документами (информацией).

[…]

Не забывайте,
что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые
последствия.

Извлечение

из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для
осуществления налогового контроля

1.                     Непредставление в установленный срок[6] налогоплательщиком (плательщиком сбора,
налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений,
предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и
сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4
настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый
непредставленный документ.

[…]

Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и
счетам в налоговый орган

Непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об
остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый
орган в соответствии с п. 2 ст. 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках
денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии
с п. 5 ст. 76 настоящего Кодекса, а также представление справок
(выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих
недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.

Отметка об
исполнении документа

Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета
входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать
способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если
в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка,
нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале
(базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения
переписки.

Ниже приведена типовая схема прохождения входящих
документов.

ПРИМЕР 4

Внесение в журнал
учета входящих документов дополнительной информации

№ п/п	Дата поступления	№ и дата документа	Корреспондент	Краткое содержание	Исполнитель	Отметка об исполнении	Примечание
10	01.03.2012	54-12/4 от 25.02.2012	ОАО «Ромашка»	О нарушениях сроков поставки	А.А.Петров	Акт проверки 44 от 03.03.2012. Дан ответ 12-2/71 от 05.03.2012	Ответ передан на почту 10.03.2012
11	02.03.2012	б/н от 20.02.2012	ОАО «Гвоздика»	О ремонте арендованного автомобиля	В.В.Сидоров	Ответ 12-3/77 от 04.03.2012	См. также вх. 35 от 10.04.2012
12-ф	02.03.2012	125 от 22.02.2012	Администрация г. Москвы	Об участии в субботнике	П.П.Кузнецов	Издан приказ 34 от 05.03.2012

 

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального архивного агентства
от 22 мая 2019 г. № 71

Правила делопроизводства
в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее – государственные органы, органы местного самоуправления).

1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»^[1].

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»^[2].

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»^[3].

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее – инструкция по делопроизводству) после ее согласования^[4]:

федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее – СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации^[5].
 

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[6].

2.4. Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства^[7].

2.5. Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации^[8], герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.

2.6. Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016^[9] и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

2.7. Состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016^[10].

2.8. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления подлежат согласованию.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Согласование проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления, с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, в форме заключений, отзывов, поправок^[11].

2.10. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им должностного лица.

Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации^[12].

В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

2.11. На документах, утверждаемых правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления или руководителем государственного органа, органа местного самоуправления (иным уполномоченным им должностным лицом), оформляется гриф утверждения.

2.12. В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления).

2.13. Особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
 

III. Организация документооборота

3.1. В процессе документооборота обеспечивается:

• прием и первичная обработка входящих документов;

• предварительное рассмотрение входящих документов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• рассмотрение документов руководством;

• доведение документов до исполнителей;

• подготовка проектов документов;

• согласование проектов документов;

• подписание проектов документов;

• определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

• обработка и отправка исходящих документов.

3.2. Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД.

Информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

3.3. Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

3.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется государственным органом, органом местного самоуправления, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

3.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

3.6. В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

• документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии);

• документы организаций;

• парламентские запросы и ответы на них;

• запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;

• обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;

• документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).

3.8. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота^[13].

3.9. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления. Прием и первичная обработка запросов граждан, организаций о предоставлении государственных (муниципальных) услуг может осуществляться иным структурным подразделением государственного органа, органа местного самоуправления.

3.10. Все поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

• проверку правильности доставки документов;

• проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

• вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

• проверку целостности входящих документов, включая приложения;

• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

3.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.

3.12. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й – приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.13. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

• с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;

• с грифами ограничения доступа – в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

3.14. Документы, поступающие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.

3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.

3.16. Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет», Портал государственных услуг принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

3.17. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации^[14], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[15] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

3.18. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

3.19. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

3.20. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.

3.22. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

3.23. Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

3.24. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

3.25. В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа может использоваться штриховое кодирование.

3.26. Регистрация (учет) электронных документов в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления – участника МЭДО осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, учитывающей требования, установленные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота^[16].

3.27. Документы на иностранных языках, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления после регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.

3.28. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления может быть конкретизирован в инструкции по делопроизводству.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно.

3.29. Результаты рассмотрения документа руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).

Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

3.30. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей – по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в Службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.31. Структурные подразделения (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом.

3.32. После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, а в случае смены ответственного исполнителя (исполнителя) в ходе исполнения документа – уведомление об изменении хода исполнения^[17].

3.33. Документы, подготовленные в государственном органе, органе местного самоуправления, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.34. Перед включением исходящих документов в СЭД Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

3.35. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.

3.36. При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[18].

3.37. ЭРК, созданная в СЭД при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе.

Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

3.38. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи^[19], при отправке спецсвязью – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.

3.39. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

3.40. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[20].

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.42. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

3.43. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.44. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

3.45. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме^[21].

3.46. По выбору заявителей государственный орган, орган местного самоуправления предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности^[22].

3.47. Государственный орган, орган местного самоуправления обязан предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов посредством Портала государственных услуг в соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации не установлено иное.

3.48. На поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет»^[23].

3.49. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

3.50. Правильно оформленные и согласованные с заинтересованными лицами, проекты правовых актов передаются на подпись руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу.

3.51. Подписанные правовые акты (постановления, решения, приказы, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день.

В виде электронных копий правовые акты государственного органа, органа местного самоуправления включаются в СЭД государственного органа, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

3.52. Подлинники правовых актов формируются в дела на основании номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с пунктами 6.23–6.24 Правил делопроизводства.

Исполнители и лица, назначенные в качестве исполнителей, должны быть проинформированы о подписанных приказах, распоряжениях.

3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.

3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления.

3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) – в подразделении, подготовившем документ.

3.56. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, в том числе, подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

3.57. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм.

3.58. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.59. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).
 

IV. Управление документами в системе электронного документооборота

4.1. Доступ к работе в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления должны иметь только зарегистрированные пользователи.

4.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

4.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством государственного органа, органа местного самоуправления или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

4.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа^[24];

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа; 24

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) гриф ограничения доступа к документу;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи^[25];

21) электронный адрес корреспондента;

22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа^[26];

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) подразделение – ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи;

14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15) электронный адрес корреспондента;

16) способ доставки документа адресату.

4.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе^[27]:

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа60;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации — адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи^[28];

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

4.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

4.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

4.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

• классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).
   

V. Контроль исполнения документов (поручений)

5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

• исполнения документов (поручений) по существу – руководителем, иными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

• сроков исполнения документов (поручений) – Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»^[29].

5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

• постановку документов (поручений) на контроль;

• проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

• снятие с контроля документов (поручений);

• учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

• информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

5.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

5.6. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа^[30].

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

5.7. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день^[31].

5.8. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

5.9. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

• установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

• с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

• без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

• «весьма срочно» – в течение одного-двух дней;

• «срочно» – в 3-дневный срок;

• «оперативно» – в 10-дневный срок;

• остальные – в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

5.10. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

5.11. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

5.12. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

5.13. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

5.14. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием Службы делопроизводства.

5.15. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

5.16. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

5.17. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

5.18. Служба делопроизводства анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления и руководителям структурных подразделений отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.

5.19. Государственные органы, органы местного самоуправления ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям^[32].
  

VI. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

6.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.

6.2. Государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[33].

6.3. Государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

6.4. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве государственный орган, орган местного самоуправления разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

6.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

6.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.7. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

6.8. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений (направлений деятельности) по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях^[34] (далее – Правила хранения 2015 г.).

6.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов^[35].

6.10. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) федерального государственного архива^[36], ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[37] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям^[38].

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям и утверждению.

6.11. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления.

В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.

В структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

6.12. В конце каждого года номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления уточняется и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.

6.13. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, установленном в соответствии с пунктами 6.8-6.10 Правил делопроизводства, и утверждается заново.

6.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

6.15. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 6.10 Правил делопроизводства, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления.

6.16. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления хранится в Службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

6.18. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

6.19. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный – название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский – наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский – наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;

д) хронологический – дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

6.20. Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

6.21. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовым перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.22. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений

государственного органа, органа местного самоуправления.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

6.23. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

• в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

• приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

• в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.

• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

• в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

• факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

• в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

• в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

• документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

6.24. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности^[39].

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23,6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

6.27. Формирование и хранение дел до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением и/или Службой делопроизводства, электронных дел – в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

6.28. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах, в Службе делопроизводства – в шкафах, на стеллажах.

Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

6.29. Дела, находящиеся на оперативном хранении в Службе делопроизводства, выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

6.30. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

6.31. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

6.32. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

6.33. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и Службой делопроизводства должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

• перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• при перемещении дел;

• при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;

• при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, курирующему проверяемое структурное подразделение.

6.34. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

6.35. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив государственного органа, органа местного самоуправления при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.
 

VII. Подготовка документов к передаче на хранение
в архив государственного органа; выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения

7.1. Ежегодно Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводителями подразделений совместно с экспертной комиссией государственного органа, органа местного самоуправления (далее — ЭК) проводится экспертиза ценности документов.

7.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

7.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 7.17-7.21 Правил делопроизводства.

7.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

7.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления приказом руководителя создается экспертная комиссия, центральная экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, утверждаемом правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

7.6. По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

7.7. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством Службы делопроизводства и архива государственного органа, органа местного самоуправления по формам, установленным Правилами хранения 2015 г.^[40].

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив государственного органа, органа местного самоуправления такие дела не передаются.

Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, научно-техническая документация).

Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.

7.8. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи – валовый;

• графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

• графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

7.9. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

7.10. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

7.11. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19-4.30 Правил хранения 2015 г.

7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. структурным подразделением государственного органа – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

7.13. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

• формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

• миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;

• проверка воспроизводимости электронных документов;

• проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

• формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

7.14. Дела передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом.

Прием-передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктами 4.33–4.34 Правил хранения 2015 г.

7.15. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в Службу делопроизводства государственного органа.

7.16. На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения 2015 г.^[41].

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.

7.17. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

7.18. Дела с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

7.19. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после утверждения ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

7.20. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью работника Службы делопроизводства.

7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

---

[1] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

[2] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7) (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ).

[3] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2019, № 14, ст. 1461).

[4] Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 (далее – Правила хранения 2007 г.) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 14 мая 2007 г. № 20), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. № 89).

[5] Федеральные законы № 8-ФЗ, от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52, ст. 6217; 2018, № 1, ст. 7).

[6] Подпункт 4 пункта 6 Положения о Росархиве.

[7] Абзац 12 подпункта 4 пункта 9 Указа Президента Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

[8] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

[9] Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018 (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

[10] Разделы 3 «Общие требования к созданию документов», 4 «Реквизиты документа», 5 «Оформление реквизитов документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016.

[11] Статья 26.4 Федерального закона от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 42, ст. 5005; 2019, № 42, ст. 5801) (далее – Федеральный закон № 184-ФЗ).

[12] Статьи 5, 6 Федерального закона от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2016, № 1, ст. 65; 2016, № 26, ст. 3889) (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ); постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее – постановление № 1494).

[13] Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).

[14] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293).

[15] Постановление № 1494.

[16] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[17] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[18] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[19] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893).

[20] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[21] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[22] Федеральный закон № 63-ФЗ; пункты 2, 3 Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. № 516 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 25, ст. 3803).

[23] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[24] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[25] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[26] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[27] Конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

[28] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[29] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880).

[30] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224).

[31] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224). В федеральных органах исполнительной власти, в соответствии с пунктом 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением № 30, если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

[32] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 17, ст. 2545). Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.

[33] Пункт 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).

[34] Приложения №25, № 26 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10 сентября 2015 г.).

[35] В органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности.

[36] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[37] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[38] Пункт 4.18. Правил хранения 2015 г.

[39] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный № 18380), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2016 г. № 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный № 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

[40] Приложения № 23, № 24 к Правилам хранения 2015 г.

[41] Приложение № 21 к Правилам хранения 2015 г.