Как исправить эсчф прошлого года

Ошибки в любой работе неизбежны, но все они подлежат исправлению. Рассмотрим, по каким правилам вносятся исправления в ЭСЧФ.

Прежде всего отметим, что нельзя внести корректировки непосредственно в созданный и направленный покупателю (выставленный на Портал) ЭСЧФ. Все исправления производятся путем аннулирования ранее выставленного ЭСЧФ или направления (выставления) дополнительного ЭСЧФ (п. 10, 11 ст. 131 НК).

Для исправления ошибки, требующей аннулирования исходного ЭСЧФ, создатель ЭСЧФ имеет возможность:

— провести чистое аннулирование исходного ЭСЧФ и при необходимости выставить взамен новый исходный ЭСЧФ (подп. 10.1 ст. 131 НК);

— направить (выставить) исправленный ЭСЧФ. В исправленном ЭСЧФ могут указываться любые изменения, кроме информации о более ранней дате совершения операции, коде страны поставщика и получателя, об УНП, наименованиях и статусах поставщика и получателя (подп. 10.2 ст. 131 НК, ч. 3 п. 30 Инструкции N 15).

Если в ЭСЧФ необходима корректировка, не требующая аннулирования исходного ЭСЧФ, выставляется (направляется на Портал) дополнительный ЭСЧФ (п. 11 ст. 131 НК). Дополнительный ЭСЧФ выставляют (направляют) в следующих случаях:

— при изменении (в большую или меньшую сторону) стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав;

— возврате (частичном или полном) покупателем продавцу товаров (частичном или полном отказе от выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав;

— увеличении налоговой базы на суммы, фактически полученные (причитающиеся к получению), в соответствии с п. 4 ст. 120 НК;

— корректировке налоговой базы (в большую или меньшую сторону) в соответствии с абз. 2 ч. 2 п. 8, ч. 2 п. 9 ст. 120 НК;

— корректировке продавцом исчисленной суммы НДС в соответствии с п. 7 ст. 129 НК;

— возникновении оснований применения освобождения от налогообложения, ставки НДС в размере 0% и (или) 10% в отношении оборотов по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, по которым ранее был исчислен НДС в большей сумме по ставкам в размере 20% или 10% соответственно;

— уменьшении налоговой базы в соответствии с п. 9 ст. 129 НК.

Обратите внимание!
В случае если исправленный или дополнительный ЭСЧФ подписали поставщик и получатель, то для аннулирования такого ЭСЧФ необходимо подписание ЭЦП двумя сторонами (ч. 7 п. 29, ч. 6 п. 30 Инструкции N 15).

Рассмотрим, как внести исправления в ЭСЧФ в конкретных случаях.

Ситуация 1. Продавец отгрузил покупателю товар и выставил в его адрес ЭСЧФ 1 июня. 4 июня покупатель вернул часть товара как брак. Тогда же обнаружилось, что исходный ЭСЧФ в адрес покупателя не поступил, потому что продавцом при создании ЭСЧФ в нем допущена ошибка в УНП покупателя.

В этой ситуации продавец должен провести так называемое чистое аннулирование исходного ЭСЧФ, поскольку выставление исправленного ЭСЧФ при ошибке, допущенной в УНП, не допускается. Причем, если контрагент, получивший «ошибочный» ЭСЧФ, подписал его своей ЭЦП, продавцу понадобится его согласие на аннулирование ЭСЧФ (ч. 3 подп. 10.2 ст. 131 НК, ч. 3 п. 30 Инструкции N 15).

Независимо от этого продавец должен выставить покупателю новый исходный ЭСЧФ по сроку не позднее 11.07.2022 (10.07.2022 — выходной день) (ч. 7 ст. 4, ч. 1 п. 5 ст. 131 НК). А также должен выставить покупателю:

— либо дополнительный ЭСЧФ к этому исходному ЭСЧФ на корректировку налоговой базы и суммы НДС по возврату. Выставление сальдированного ЭСЧФ законодательством не предусмотрено (абз. 3 ч. 2, абз. 3 ч. 3 п. 11 ст. 131 НК);

— либо дополнительный ЭСЧФ без ссылки на исходный при условии указания признака «Возврат товара» и реквизитов первичных учетных документов, на основании которых осуществляется возврат товаров покупателем, в строке 30 ЭСЧФ (подп. 13.4 ст. 131 НК, ч. 2 подп. 25.1 Инструкции N 15).

Обратите внимание!
Дополнительный ЭСЧФ со ссылкой на исходный ЭСЧФ (подписанный двумя сторонами) на отрицательную сумму корректировки стоимости объектов считается выставленным, если покупатель подписал его своей ЭЦП (абз. 4 ч. 4 п. 29 Инструкции N 15).

Ситуация 2. Организация в мае приобрела услуги у иностранной организации. Авансовый платеж был перечислен 29 апреля, по факту оказания услуг 31.05.2022 сторонами был подписан акт об оказании услуг и в тот же день перечислена вторая часть платежа. Организация направила на Портал один ЭСЧФ 02.06.2022.

Ошибка в данной ситуации заключается в том, что МФР услуг, приобретенных у иностранной организации, определяется в особом порядке, который организация не учла. МФР услуг, приобретенных у иностранных организаций, определяется как день оплаты, включая авансовый платеж, либо день иного прекращения обязательств покупателем услуг. Налоговая база должна была быть определена организацией на каждую дату платежа, т.е. на 29 апреля (авансовый платеж) и на 31 мая (окончательный расчет за услуги). Соответственно, по каждой хозоперации на Портал должен быть направлен отдельный ЭСЧФ (п. 1 ст. 114, ч. 1 п. 29 ст. 121, ч. 3 п. 4 ст. 128, подп. 9.1 ст. 131 НК).

В данной ситуации у организации есть следующие варианты действий:

1) провести чистое аннулирование исходного ЭСЧФ, направленного на Портал, и направить на Портал два новых исходных ЭСЧФ: за апрель и за май (подп. 10.1 ст. 131 НК);

2) направить на Портал исходный ЭСЧФ за апрель и исправленный ЭСЧФ к исходному ЭСЧФ, направленному на Портал 02.06.2022 за май. Исправленный ЭСЧФ обязательно должен содержать новые показатели, необходимые для исчисления НДС, и ссылку на номер ранее направленного аннулируемого ЭСЧФ (подп. 10.2 ст. 131 НК, п. 30 Инструкции N 15).

Ситуация 3. Продавец реализовал товары покупателю и получил от него сверх того неустойку за нарушение сроков оплаты товара. Продавцом выставлены в адрес покупателя два ЭСЧФ: ЭСЧФ по реализации товара и к нему дополнительный на сумму неустойки с выделением в нем суммы НДС.

Ошибка в данной ситуации заключается в том, что ЭСЧФ на суммы увеличения налоговой базы НДС, в том числе на суммы неустоек, не выставляются покупателю, а направляются на Портал. Покупатель не может принять к вычету сумму НДС, выделенную в таком дополнительном ЭСЧФ (подп. 8.10 ст. 131 НК).

Чтобы исправить ошибку, продавец должен:

— аннулировать дополнительный ЭСЧФ, направленный в адрес покупателя. Это можно сделать только чистым аннулированием дополнительного ЭСЧФ, выставить исправленный ЭСЧФ в данной ситуации не получится, поскольку в выставленном покупателю дополнительном ЭСЧФ был указан УНП покупателя (подп. 10.1 ст. 131 НК, ч. 3 п. 30 Инструкции N 15);

— направить на Портал дополнительный ЭСЧФ или дополнительный ЭСЧФ без ссылки на исходный ЭСЧФ (подп. 8.10, абз. 4 ч. 2 п. 11, подп. 13.2 ст. 131 НК).

Обратите внимание!
Существенно уменьшить работу бухгалтера может направление дополнительного ЭСЧФ без ссылки на исходный по суммам, увеличивающим налоговую базу согласно п. 4 ст. 120 НК, в целом за месяц в отношении всех покупателей (ч. 2 подп. 13.2 ст. 131 НК).

Ситуация 4. Организация выставила контрагенту ЭСЧФ по реализации товаров, неверно указав номер и дату договора в строке 30 ЭСЧФ.

Согласно законодательству в строке 30 ЭСЧФ указываются номер и дата договора, на основании которого поставляются товары, и в связи с этим создается ЭСЧФ. Неверное указание этих данных прямо не влияет на выставляемые и принимаемые к вычету суммы НДС, однако их некорректное указание нежелательно (подп. 25.1 Инструкции N 15).

Исправить ошибку можно двумя способами:

— выполнить чистое аннулирование ЭСЧФ и выставить покупателю новый исходный ЭСЧФ с верными данными договора (подп. 10.1 ст. 131 НК);

— выставить покупателю исправленный ЭСЧФ с верными данными договора, который аннулирует исходный ЭСЧФ с неверными данными (подп. 10.2 ст. 131 НК).

Менее трудозатратный для бухгалтера способ — выставление исправленного ЭСЧФ.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Справочно
ЭСЧФ могут иметь следующие типы: исходный, дополнительный, исправленный, дополнительный без ссылки на ЭСЧФ. Исходным является первый ЭСЧФ в процессе (цепочке) создания и выставления (направления) ЭСЧФ (п. 7, ч. 1 п. 28 Инструкции N 15).

В случае обнаружения в ранее выставленном (направленном) ЭСЧФ неполноты сведений или ошибок, требующих аннулирования указанного ЭСЧФ, плательщиком:
1) либо аннулируется ранее выставленный (направленный) ЭСЧФ (ч. 1 подп. 10.1 ст. 131 НК);

Примечание
Если ранее выставленный ЭСЧФ был подписан электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) покупателя, то он аннулируется при наличии согласия покупателя, которое выражается подписанием согласия его ЭЦП (ч. 2 подп. 10.1 ст. 131 НК).

2) либо выставляется (направляется) исправленный ЭСЧФ, которым аннулируется ранее выставленный (направленный) ЭСЧФ. При этом он должен содержать новые показатели, необходимые для исчисления НДС, включая нулевые и ссылку на номер аннулируемого ЭСЧФ (ч. 1 и 2 подп. 10.2 ст. 131 НК).
Кроме того, исправленный ЭСЧФ должен содержать дату аннулирования исходного ЭСЧФ (это строка 5.1 «Дата аннулирования ЭСЧФ»). Дата аннулирования является обязательным реквизитом для заполнения при создании исправленного ЭСЧФ (подп. 21.6, ч. 1 п. 30 Инструкции N 15).
Следует учитывать, что при создании исправленного ЭСЧФ в строке 31 «Дополнительные сведения» необходимо указывать причину его создания (ч. 2 подп. 25.2 Инструкции N 15).
В исправленном ЭСЧФ могут указываться любые изменения, кроме информации об УНП, наименованиях и статусах поставщика и получателя (ч. 3 п. 30 Инструкции N 15).

Примечание
Если ранее выставленный ЭСЧФ был подписан ЭЦП покупателя, то он аннулируется при наличии согласия покупателя, которое выражается подписанием его ЭЦП исправленного ЭСЧФ, выставленного продавцом (ч. 3 подп. 10.2 ст. 131 НК).

Обратите внимание!
Только сторона, создавшая и выставившая (направившая) ЭСЧФ, может быть инициатором его аннулирования (ч. 2 п. 28 Инструкции N 15).
Создать исправленный ЭСЧФ может только плательщик, выставивший (направивший) исходный ЭСЧФ (ч. 3 п. 30 Инструкции N 15).

В случае необходимости корректировки показателей ранее выставленного (направленного) ЭСЧФ, не требующей аннулирования его показателей, плательщиком выставляется (направляется) дополнительный ЭСЧФ, который должен содержать ссылку на номер ранее выставленного (направленного) ЭСЧФ (ч. 1 п. 11 ст. 131 НК).

Справочно
Номер ЭСЧФ, который является исходным по отношению к создаваемому плательщиком дополнительному, указывается в строке 5 «К ЭСЧФ» дополнительного ЭСЧФ (ч. 1 подп. 21.5 Инструкции N 15).

Выставление (направление) такого дополнительного ЭСЧФ осуществляется в перечисленных случаях:
1) при уменьшении (увеличении) стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее — объекты), включая случаи уценки и (или) списания по п. 6 ст. 129 НК (абз. 2 ч. 2 п. 11 ст. 131 НК);
2) при частичном или полном возврате покупателем продавцу (частичном или полном отказе от выполненных работ, оказанных услуг) объектов (абз. 3 ч. 2 п. 11 ст. 131 НК);
3) при увеличении налоговой базы на суммы, фактически полученные (причитающиеся к получению), в соответствии с п. 4 ст. 120 НК (абз. 4 ч. 2 п. 11 ст. 131 НК);
4) при увеличении (уменьшении) налоговой базы в соответствии с абз. 2 ч. 2 п. 8, ч. 2 п. 9 ст. 120 НК — возникающие разницы по договорам с эквивалентом (абз. 5 ч. 2 п. 11 ст. 131 НК);
5) при корректировке продавцом исчисленной суммы НДС в соответствии с п. 7 ст. 129 НК (абз. 6 ч. 2 п. 11 ст. 131 НК);
6) при возникновении оснований применения освобождения от налогообложения, ставки НДС в размере 0% и (или) 10% в отношении оборотов по реализации объектов, по которым ранее был исчислен НДС в большей сумме по ставкам 20% или 10% соответственно (абз. 7 ч. 2 п. 11 ст. 131 НК).

Обратите внимание!
Создать дополнительный ЭСЧФ может только отправитель исходного (исправленного) ЭСЧФ (ч. 3 п. 29 Инструкции N 15).

В дополнительном ЭСЧФ указываются разница между первоначальной налоговой базой и базой после корректировки, а также сумма НДС, относящаяся к данной разнице. Такое указание производится с положительными или отрицательными значениями (ч. 3 п. 11 ст. 131 НК).

Справочно
Дополнительный ЭСЧФ может быть выставлен к исходному или исправленному. При этом к одному такому ЭСЧФ может быть выставлено (направлено) несколько дополнительных ЭСЧФ (ч. 2 п. 29 Инструкции N 15).

Следует акцентировать внимание, что законодательством предусмотрено исключение при выставлении дополнительного ЭСЧФ. Так, в отношении операций, по которым плательщиком создается один итоговый ЭСЧФ в соответствии с подп. 8.9 ст. 131 НК (реализация по расчетной ставке), дополнительный ЭСЧФ не выставляется при (ч. 1 п. 12 ст. 131 НК):
— уменьшении (увеличении) стоимости товаров (работ, услуг);
— частичном либо полном возврате покупателем продавцу товаров (частичном либо полном отказе от выполненных работ, оказанных услуг);
— при увеличении налоговой базы на суммы, фактически полученные (причитающиеся к получению).
В перечисленных случаях увеличение (уменьшение) налоговой базы и сумм НДС производится в итоговом ЭСЧФ, выставляемом за отчетный период, в котором осуществляются изменение стоимости, возврат товаров (отказ от выполненных работ, оказанных услуг) (ч. 2 п. 12 ст. 131 НК).

Обратите внимание!
Согласно ч. 2 подп. 25.2 Инструкции N 15 при создании дополнительного ЭСЧФ в строке 31 «Дополнительные сведения» указывается причина его создания. Однако в своем комментарии МНС предупредило, что для реализации некоторых норм Инструкции N 15 требуется доработка программного обеспечения АИС «Учет счетов-фактур». Информация о реализованных доработках будет размещаться на сайте www.vat.gov.by в разделе «Новости».

Справочно
Дополнительный ЭСЧФ со ссылкой на исходный или исправленный ЭСЧФ автоматически аннулируется при аннулировании исходного или исправленного ЭСЧФ (ч. 8 п. 29 Инструкции N 15).

Дополнительный ЭСЧФ может не содержать ссылку на номер ранее выставленного (направленного) ЭСЧФ. Создание такого ЭСЧФ допускается в следующих случаях (п. 13 ст. 131 НК):
1) при увеличении (уменьшении) налоговой базы в соответствии с абз. 2 ч. 2 п. 8, ч. 2 п. 9 ст. 120 НК — возникающие разницы по договорам с эквивалентом (ч. 1 подп. 13.1 ст. 131 НК);

Обратите внимание!
Возможно выставление такого дополнительного ЭСЧФ в целом за месяц в рамках одного договора с покупателем, но отдельно на суммы увеличения и на суммы уменьшения (ч. 2 подп. 13.1 ст. 131 НК).

2) при увеличении налоговой базы по п. 4 ст. 120 НК (ч. 1 подп. 13.2 ст. 131 НК);

Обратите внимание!
Допускается направление такого дополнительного ЭСЧФ в целом за месяц в отношении всех покупателей (ч. 2 подп. 13.2 ст. 131 НК).

3) на отрицательную сумму индексации при реализации природного газа, электрической и тепловой энергии, предъявляемую (подп. 13.3 ст. 131 НК):
— газоснабжающими и энергоснабжающими организациями, входящими в состав ГПО «Белтопгаз» и «Белэнерго»;
— ОАО «Газпром трансгаз Беларусь».

МНС разъяснило порядок создания (корректировки) электронных счет-фактур (далее – ЭСЧФ) при внесении изменений или создании ТТН и ТН в виде электронных документов (далее – электронные накладные).

Ситуация 1

Субъекты хозяйствования при осуществлении операций, связанных с оборотом товаров, включенных в перечни, сведения об обороте которых являются предметом информационного взаимодействия с государствами – членами Евразийского экономического союза, и (или) перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом прослеживаемости, обязаны использовать электронные накладные, порядок создания, передачи и получения которых устанавливается Советом Министров Республики Беларусь (абз. 2 части первой п. 14 Положения).

Документ:

Положение о функционировании системы прослеживаемости товаров, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 29.12.2020 № 496 (далее – Положение).

В рамках реализации Комплексного плана по поддержке экономики, одобренного 06.04.2022 на заседании Президиума Совета Министров Республики Беларусь, до 31.12.2022 установлен мораторий на применение контролирующими органами мер ответственности за необеспечение субъектами хозяйствования использования электронных накладных при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости (далее – мораторий).

В связи с этим субъектам хозяйствования в качестве временной меры разрешается использование товарно-транспортных и товарных накладных, составленных на бумажных носителях.

Вместе с тем в отношении совершения операций, связанных с оборотом товаров, подлежащих прослеживаемости, после подключения контрагентов к системе электронного документооборота, но не позднее 31 декабря 2022 г., операции, связанные с оборотом товаров, подлежащих прослеживаемости, совершенные с 1 декабря 2021 г., подлежат оформлению электронными накладными.

Взаимосвязь такой электронной накладной с ранее оформленной бумажной накладной обеспечивается путем внесения соответствующей записи (дата и номер бумажной накладной) в подраздел «Дополнительные поля накладной».

В стр. 30 ЭСЧФ «Договор (контракт) на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав» указываются в т.ч. документы, подтверждающие поставку товаров (виды документов, их название, дата, номер, а также, при наличии, код формы и серия документа) (часть первая подп. 25.1 п. 25 Инструкции № 15).

Документ:

Инструкция о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры, утвержденная постановлением МНС Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15 (далее – Инструкция № 15).

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом, который составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа (пп. 1, 7 ст. 10 Закона № 57-З). При этом согласно ст. 1 Закона № 57-З хозяйственная операция – действие или событие, подлежащие отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящие к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

Статьей 39 НК предусмотрено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета и (или) на иных документально подтвержденных данных об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с налогообложением, и ведется путем расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета. При этом налоговое законодательство не регулирует вопросы определения даты совершения хозяйственных операций и оформления первичных учетных документов. Для налогового учета будет учитываться дата фактической реализации товара.

Документ:

Налоговый кодекс Республики Беларусь (далее – НК).

Таким образом, создание электронной накладной, фактически дублирующей ранее оформленную бумажную накладную, не повлечет увеличение налоговой базы и соответственно дополнительной уплаты налогов.

С учетом вышеизложенного, если в ранее выставленном исходном ЭСЧФ в стр. 30 были указаны реквизиты бумажной накладной, после создания электронной накладной необходимо к исходному ЭСЧФ выставить исправленный ЭСЧФ (п. 10 ст. 131 НК) с указанием:

– в стр. 3 «Дата совершения операции» – даты, равной дате, указанной в стр. 3 исходного ЭСЧФ;

– стр. 5 «К ЭСЧФ» – номера исходного ЭСЧФ;

– стр. 5.1 «Дата аннулирования ЭСЧФ» – даты, равной дате, указанной в стр. 3 исходного ЭСЧФ (подп. 21.6 п. 21 Инструкции № 15);

– стр. 30 «Договор (контракт) на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав» – реквизитов бумажной накладной и электронной накладной;

– стр. 31 «Дополнительные сведения» – причины создания исправленного ЭСЧФ, например «в связи с созданием электронной накладной после оформления бумажной накладной» (подп. 25.2 п. 25 Инструкции № 15).

Ситуация 2

Товар отгружен грузоотправителем в адрес грузополучателя, и выставлен исходный ЭСЧФ. EDI-провайдером аннулирована в 10-дневный срок электронная накладная, не подписанная грузополучателем в связи с наличием расхождений (составлен акт расхождений по количеству товара (поставлено товара меньше, чем указано в накладной)).

Справочно: если электронная накладная не будет подписана грузополучателем в течение 10 рабочих дней с момента ее создания, то она автоматически отменяется EDI-провайдером грузоотправителя в порядке, установленном п. 77 постановления № 12/76/42/20 (пп. 32 и 48 постановления № 12/76/42/20). Указанные положения применяются исключительно в целях функционирования системы прослеживаемости товаров.

Документ:

структура и формат электронных накладных, утвержденные постановлением Национальной академии наук Беларуси, Минфина, МНС и Минсвязи Республики Беларусь от 19.12.2019 № 12/76/42/20 (далее – постановление № 12/76/42/20).

При аннулировании EDI-провайдером в 10-дневный срок электронной накладной, не подписанной грузополучателем, в случае если товар был отгружен грузоотправителем в адрес грузополучателя и был выставлен исходный ЭСЧФ, то после аннулирования EDI-провайдером исходной накладной грузоотправителю необходимо предпринять действия по созданию новой электронной накладной.

В такой ситуации грузоотправителю следует к исходному ЭСЧФ выставить дополнительный ЭСЧФ с указанием:

– в стр. 3 «Дата совершения операции» – даты, относящейся к отчетному периоду, в котором должен быть отражен (откорректирован, исключен) в налоговой декларации соответствующий оборот по реализации объектов: дата акта расхождений либо последнее число отчетного периода, в котором оформлен акт расхождений (подп. 21.3 п. 21 Инструкции № 15);

– стр. 5 «К ЭСЧФ» – ссылки на номер исходного ЭСЧФ;

– стр. 30 «Документы, подтверждающие поставку товаров (работ, услуг), имущественных прав» – реквизитов новой электронной накладной и акта расхождений;

– стр. 31 «Дополнительные сведения» – причины создания дополнительного ЭСЧФ, например «в связи с корректировкой стоимости товара из-за выявленных расхождений по количеству» (пп. 21, 25, 30 Инструкции № 15).

В разд. 6 дополнительного ЭСЧФ указываются разница между первоначальной налоговой базой и налоговой базой после корректировки, а также сумма НДС, относящаяся к данной разнице (п. 11 ст. 131 НК): с отрицательными значениями – в случае корректировки налоговой базы в сторону уменьшения.

Ситуация 3

Электронные накладные, подписанные электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) ответственных лиц грузоотправителя и грузополучателя, отмене не подлежат (п. 61 постановления № 12/76/42/20).

При этом обращаем внимание, что в соответствии с подп. 1.15 и 1.16 п. 1 ст. 22 НК плательщик обязан в т.ч. обеспечивать наличие предусмотренных законодательством документов, подтверждающих приобретение (поступление, транспортировку) товарно-материальных ценностей, а также проверку первичных учетных документов на предмет их соответствия требованиям законодательства.

В связи с этим грузополучателю необходимо предпринимать меры по проверке фактически поступившего товара с информацией, содержащейся в электронной накладной до момента ее подписания ЭЦП, и в случае наличия расхождений формировать соответствующее уведомление грузоотправителю о внесении изменений в такую электронную накладную в порядке, предусмотренном гл. 6 постановления № 12/76/42/20.

Если должностными лицами грузополучателя указанные требования не соблюдены и электронная накладная подписана ЭЦП ответственных лиц, грузополучателю необходимо предпринять действия по созданию возвратной накладной грузоотправителю на товар, указанный в первичной электронной накладной, с дальнейшим созданием грузоотправителем в адрес грузополучателя новой электронной накладной, содержащей достоверные сведения.

Обеспечение взаимосвязи такой электронной накладной с ранее оформленной накладной осуществляется путем внесения соответствующей записи в подраздел «Дополнительные поля накладной».

В данной ситуации определен следующий порядок выставления ЭСЧФ.

После создания электронной накладной, подписанной грузоотправителем и грузополучателем ЭЦП, которая не аннулируется впоследствии, грузоотправителю следует создать дополнительный ЭСЧФ к исходному ЭСЧФ на сумму корректировки оборота и суммы НДС, относящихся к данной разнице, с указанием:

– в стр. 3 «Дата совершения операции» – даты акта расхождений (либо последний день определенного отчетного период а) в соответствии с подп. 21.3 п. 21 Инструкции № 15;

– стр. 30 «Документы, подтверждающие поставку товаров (работ, услуг), имущественных прав» – реквизитов акта расхождений;

– стр. 31 «Дополнительные сведения» – причины создания дополнительного ЭСЧФ, например «в связи с корректировкой стоимости товара из-за выявленных расхождений по количеству и качеству» (пп. 21, 25, 30 Инструкции № 15).

Исправление электронного счета-фактуры

База знаний

Комментировать материалы сайта могут зарегистрированные пользователи.

Вход с помощью STSL

С необходимостью формирования исправлений в счете-фактуре чаще всего сталкиваются организации, работающие с НДС. Проблема заключается в том, что Налоговый Кодекс РФ не содержит определения данного понятия. Соответственно, бухгалтеры часто допускают ошибки, приводящие к штрафам или другим неприятным последствиям. Чтобы этого избежать, важно понимать правовую природу данного процесса, отличие исправлений от коррекции и правила оформления правок в электронном документе. Разберем эти вопросы в деталях.

Что такое исправленный ЭСФ и чем он отличается от корректировочного?

Начнем с того, что постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 предусмотрено две формы счета-фактуры: основная и корректировочная. Обе содержат графу для внесения поправок.

Из этого следует, что исправленный ЭСФ – это оригинальный документ, который в силу объективных причин необходимо было изменить. К правомерным критериям для внесения правок относятся:

• Технические ошибки;
• Неверно указанные суммы;
• Опечатки.

Важно отметить, что исправлению подлежат только те моменты, которые реально искажают смысл документа и приводят к изменению налогового вычета. Это закреплено в п. 2 ст. 169 НК РФ

Алгоритм работы с исправленными и корректирующими счетами-фактурами не различается для документов на бумажном носителе и для электронных версий. То есть, если первоначальный документ создавался в электронном виде, то все исправленные и корректировочные СФ должны быть также в электронном виде.

Корректировочный ЭФС прямо предусмотрен законодательством и необходим в ситуациях, когда изменились объективные условия сделки. Например, продавец и покупатель подписали дополнительное соглашение об изменении цены. Такое решение предполагает, что стоимость НДС также подлежит пересчету. Соответственно, требуется составить корректировочный счет-фактуру.

Важно отметить, что формирование корректировочного ЭСФ и внесение в него или оригинальный документ исправлений – не считается нарушением и не влечет ответственности. Естественно, если правки были сделаны до подачи первички в органы ФНС.

Для наглядности посмотрите инфографику:

В каких случаях выписывается исправленный ЭСФ?

Поскольку вопрос не имеет четкого законодательного урегулирования, имеет смысл обратиться к юридической практике. Наиболее часто потребность во внесении изменений возникает в следующих случаях:

• Опечатка в дате составления влияет на период работы с НДС и может привести к невозможности его получения;
• Неполные или недостоверные реквизиты сторон, например, ошибочный ИНН, наименование контрагента, отсутствующие фамилии – фактически такая ошибка не дает возможности установить стороны, соответственно, с точки зрения закона, сделка не считается действительной, НДС не возвращается;
• Отсутствует наименование отправителя и получателя груза в случаях, когда ими выступают логистические компании;
• Нет платежных реквизитов – такая ошибка приводит к невозможности отследить платеж и проверить его подлинность;
• Не указано или неправильно указано наименование валюты и ее код;
• Неправильно прописан или отсутствует объект оплаты: товары/услуги;
• Ошибка в цене услуги или количестве товара;
• Неправильно указана ставка, что влечет недействительность последующих операций по исчислению налогов и суммы НДС;
• Для импортных товаров отсутствуют или указаны с ошибками: страна происхождения, номер таможенной декларации.

В других ситуациях выписка исправленного ЭСФ не требуется, поскольку остальная информация не влияет на возможность правильно интерпретировать информацию из документа и исчислить налоговые обязательства по нему.

С детальными разъяснениями по этим ошибкам можете ознакомиться в письмах Минфина от 02.08.2019 № 03-07-11/58375, от 19.04.2017 № 03-07-09/23491, от 18.09.2014 № 03-07-09/46708, от 25.04.2011 № 03-07-08/124, от 11.03.2012 № 03-07-08/68, а также в постановлении Президиума ВАС от 25.02.2009 № 13893/08.

Как выписать исправленный ЭСФ?

Законодательством не установлено ограничений или конкретных требований касательного того, как происходит выписка исправленного электронного счета-фактуры. Это значит, что вносить правки можно неограниченное количество раз.

Например, в качестве контрагенты вместо фирмы «Слава» указана компания «Клава». После выявления этой ошибки самостоятельно или контрагентом создается новая форма исходного документа и выставляется второй стороне. Проще говоря, если ошибка обнаружена не налоговой, просто переделывается документ.

Необходимые документы

Если ошибки выявлены уже после регистрации счета-фактуры, для внесения изменений покупатель в письменном виде обязан обратиться к продавцу с заявлением о необходимости исправления документа.

Продавец исправляет счет-фактуру в соответствии с порядком, предусмотренным подп. «б» п. 1, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры. Алгоритм следующий:

• Создаете новый документ ЭСФ;
• Указываете в строке 1 дату и номер ЭСФ, выставленного с ошибкой;
• В строке 1а – регистрационные данные нового документа;
• Внесите необходимые правки.

Применение правил заполнения счета-фактуры уместно, только если документ уже официально зарегистрирован, во всех остальных случаях выставьте новый счет-фактуру без отсылок к варианту с опечатками.

Особенности заполнения и регистрации исправленного ЭСФ

Оформить отзыв ошибочного счета-фактуры невозможно, если документ числится в регистрационных журналах. Поэтому придется не только вносить новые документы, но и добавлять аннулирование неправильного ЭСФ. Бухгалтерии следует учитывать и то, что существуют четкие критерии по регистрации исправленного счета-фактуры. Это важно учитывать для возможности получения НДС.

Типичная ситуация, когда ЭСФ с правками поступает в том же квартале, что и оригинальный документ. В этом случае поставщик услуг или товара регистрирует исправленный и ошибочный счет-фактуру. Первичный документ вносится со знаком «минус».

Например, 02.02.2020 предприятие «К» продало партию товара. Через неделю обнаружилось, что в счет-фактуре указан неверный ИНН получателя. Соответственно, предприятие «К» выписало исправленный ЭСФ и зарегистрировало его 19.02.2020. Этой же датой регистрируется и первичный документ, но в отрицательном значении. Соответственно, баланс в книге продаж по ошибочному документу сводится к нулю, и остается только новый, исправленный ЭСФ. Для покупателя или получателя услуг процедура аналогична, но, если ошибка выявлена до регистрации неправильного счет-фактуры, в книгу покупок вносится информация только о правильном ЭСФ.

Рассмотрим другой пример. Покупатель получил счет-фактуру в первом квартале 2020, а ошибку выявил только во втором. В этом случае информация о документах регистрируется в дополнительном листе книги покупок.

Как и в предыдущем случае, регистрируется исправленный и оригинальный документ со знаком «минус». Аннулировать баланс крайне важно, поскольку в дальнейшем это будет иметь прямое значение для исчисления НДС.

Хотя по закону допускается, что можно отправить контрагенту счет-фактуру с опечатками, на практике лучше заранее перепроверить документ. Последствия носят сугубо технический характер и добавляют ненужной работы. Кроме того, если ошибка будет выявлена поздно, могут возникнуть проблемы с налоговыми органами. Например, если стоимость товара была занижена по отношению к рыночной, данный факт может быть рассмотрен, как попытка незаконно уменьшить сумму налогообложения. Это предполагает административную, а в некоторых случаях – и уголовную ответственность.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Как принимать исправленный ЭСФ?

Внесение изменений в счет-фактуру – это не проблема, но каждая дополнительная ЭСФ предполагает трату времени и лишние записи. Практика показывает, что бухгалтерские книги, полные исправлений, вызывают особый интерес у проверяющих инстанций. Также, это хоть и небольшие, но все же лишние расходы. Поэтому, принимая счет-фактуру, особенно после исправлений, рекомендуется внимательно проверить все реквизиты документов. Причем информация не просто должна быть на своем месте, но и соответствовать действительности.

В то же время, работать без единой ошибки не может никто. При цифровом документообороте намного проще вносить правки в документы. К тому же в разы увеличивается скорость обмена данными. Это позволяет быстро выявлять ошибки и править их сразу. Наша компания специализируется на разработке и внедрении безбумажных технологий и внедрении ЭДО для обмена документами с контрагентами. Если вас заинтересовали их возможности, свяжитесь с нами, оставив заявку на сайте или по телефону. Мы с радостью проконсультируем вас и предложим оптимальный вариант сотрудничества.

Подводим итог

Далеко не всегда счет-фактуру можно составить правильно с первого раза. Это связано как с особенностями конкретной сферы хозяйственной деятельности, в которой работает компания, так и с человеческим фактором. Более того, нередки случаи, когда продавец или поставщик делает ошибки по вине контрагента. Например, покупатель допустил ошибку при указании банковских реквизитов или пропустил цифру в идентификаторе налогоплательщика.

Поэтому законодатель лояльно относится и дает возможность субъектам хозяйственной деятельности самостоятельно вносить правки. Для этого используется либо корректировочный счет-фактура, либо исправленный. Не стоит путать эти два типа документов, поскольку их предназначение кардинально отличается. Нельзя отразить изменение цены товара в виде исправления, если оно произошло в связи с подписанием договора между продавцом и покупателем. Для этого следует использовать корректировочный счет-фактуру, иное противоречит действующему законодательству. Но если речь идет о реальных исправлениях ошибок, то необходимо составлять исправленный счет-фактуру.

Помимо описанных в статье инструкций и рекомендаций, запомните еще одно правило: каждый ЭСФ подписывается квалифицированной цифровой подписью. Сколько бы изменений вы ни вносили в один и тот же документ, каждый раз его нужно визировать с помощью КЭП.